Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kontakts kann festgelegt werden, ob dieser Kontakt ein Gruppierungs-Kontakt oder ein öffentlicher Kontakt sein soll.
Öffentliche Kontakte
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kontakts kann festgelegt werden, dass dieser Kontakt ein ein öffentlicher Kontakt sein soll (siehe Liste der Kontakte & Operationen). Öffentliche Kontakte tauchen im Gruppierungsbaum in einem separaten Ordner "Öffentlich" auf:
Zusätzlich tauchen Sie auch in der Gruppierung auf, in der sie angelegt wurden. Öffentliche Kontakte sind für alle Benutzer zugänglich (nur lesender Zugriff), die über das entsprechende Recht verfügen (s.u.). Bearbeitet und gelöscht werden können sie nur in der Gruppierung, in der sie angelegt wurden. Im öffentlichen Ordner kann also auch der "Besitzer" eines öffentlichen Kontakts (= Benutzer mit entsprechenden Rechten in der anlegenden Gruppierung) diesen nicht bearbeiten, er muss dafür in die Gruppierung gehen, in der dieser Kontakt angelegt wurde.
Gruppierungs-Kontakte
Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Kontakts kann festgelegt werden, dass dieser Kontakt ein ein Gruppierungs-Kontakt sein soll (siehe Liste der Kontakte & Operationen). Dies ist die Standardeinstellung. Gruppierungskontakte haben einen Bezug zur Gruppierung, in der sie angelegt werden. Sie sind dort allen Benutzern zugänglich, die für diese Gruppierung über entsprechende Rechte verfügen.
Gruppierungs-Kontakte sind nicht zu verwechseln mit privaten (benutzerbezogenen) Kontakten eines individuellen Benutzers, solche gibt es im System nicht. Die für eine Gruppierung gepflegten Kontakte können von allen Benutzern gesehen und verwaltet werden, welche in einer Gruppierung via Tätigkeitszuordnung über entsprechende Rechte verfügen. Dies können sowohl Mitglieder dieser Gruppierung als auch Gruppierungsfremde sein, welche über Tätigkeiten in der Gruppierung entsprechende Rechte erlangt haben.
Rechte
Benutzer erhalten Rechte über die Zuordnung von (MV) Rechtegruppen (Gruppen (MV)) via Tätigkeitszuordnungen (Zugeordnete Tätigkeiten (Tätigkeitszuordnungen)). Folgende Rechte sind konfigurierbar:
ID | Name | ID Menu | ID Recht | Bemerkungen |
| 608 | Kontaktverwaltung - Kontaktverwaltung | 5600 | 2 | Genereller Zugriff auf den Reiter "Kontaktverwaltung" |
| 524 | Personen - kontakt_CREATE | 2001102 | 1 | Kontakte anlegen. |
| 526 | Personen - kontakt_DELETE | 2001102 | 4 | Kontakte löschen. |
| 525 | Personen - kontakt_DOWNLOAD | 2001102 | 10 | Option, Kontaktliste (pro Gruppierung) als .xls-Datei herunterzuladen. |
| 523 | Personen - kontakt_READ | 2001102 | 2 | Lesender Zugriff auf Kontakte. Erfordert zusätzlich mindestens Recht 527. |
| 527 | Personen - kontakt_SHOW_TAB | 2001102 | 8 | Anzeige des Reiters "Kontaktverwaltung". Erfordert zusätzlich mindestens Recht 523. |
| 522 | Personen - kontakt_UPDATE | 2001102 | 3 | Kontakte bearbeiten. |
| 546 | Kontakt Verwaltung - PUBLIC Kontakte | 5600 | 1 | Lesender Zugriff auf als öffentlich definierte Kontakte. |
Das Recht, Kontakte zu taggen (siehe Liste der Kontakte & Operationen) ist kein separates Recht. Benutzer mit dem Recht, Mitglieder zu taggen, verfügen automatisch auch über das Recht, Kontakte zu taggen. Dies gilt ebenso für das Recht, Mitglieder zu einer Veranstaltung einzuladen.