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Die Verbandsabrechnung dient der Abrechnung von untergeordneten Gruppierungen durch übergeordnete Gruppierungen. Dabei ist sowohl eine komplett zentralisierte als auch eine weitgehend dezentralisierte Abrechnung möglich. Die grundsätzlichen Parameter der Abrechnung ergeben sich größtenteils aus den Definitionen der Beitragsart.

Die Verbandsabrechnung zwischen Gruppierungen unterscheidet sich von der Abrechnung von Mitgliedern durch die Gruppierung, zu der diese Mitglieder gehören (in der sie geführt werden). Siehe dazu Mitgliedsabrechnung.

Einige hier beschriebene oder erwähnte Konfigurationsparameter sind nicht nur für die Verbandsabrechnung, sondern auch für die Mitgliedsabrechnung relevant (Beitragsart: Periodizität, Abrechnungstyp; Bezugsdatum; Systemparameter ABRECHNUNG_BACK_MONTHS).

 

Wichtige Grundlagen

Abrechnung von Gruppierungen (Verbandsabrechnung)

Die Verbandsabrechnung dient nur der Abrechnung zwischen Gruppierungen. D.h. eine übergeordnete Gruppierung rechnet andere (untergeordnete) Gruppierungen ab; typischer Anwendungsfall ist die zentrale Abrechnung der Gruppierungen durch eine zentrale Bundesebene, aber auch eine dezentrale Abrechnung ist möglich. Rechnungen weisen als Aussteller die abrechnende Gruppierung aus, und als Empfänger die Gruppierung, deren Mitglieder letztlich die Basis der Abrechnung sind.

Wichtige Parameter

Die hier genannten Parameter finden zentral Anwendung, d.h. sie werden auch für die Mitgliedsabrechnung berücksichtigt.

Die wesentlichen Parameter für die Abrechnung werden bei der Definition von Beitragsarten gesetzt (siehe Beitragsart im Admin-Backend und Beitragsarten in der Gruppierungsverwaltung):

  • Der Zahlungsempfänger definiert, welche Gruppierung eine Beitragsart abrechnen kann.
  • Die Periodizität definiert den Umfang abzurechnende Periode.
  • Der Abrechnungstyp bestimmt, wie Beiträge aus Sicht der aktuellen Abrechnungsperiode abgerechnet werden.

Über das Bezugsdatum im Rechnungslauf selbst wird der Stichtag für die Ermittlung der Beitragspflicht definiert und zugleich die konkrete Abrechnungsperiode definiert.

Zusätzlich wird über den Systemparameter ABRECHNUNG_BACK_MONTHS (siehe System) festgelegt, ob in irgendeiner Form Vorperioden berücksichtigt werden sollen, etwa um nachträgliche Meldungen von Mitgliedern abrechnungstechnisch noch zu erfassen.

Die Abrechnung unterstützt beliebige Kombinationen, d.h. es können Beitragsarten mit unterschiedlichen Zahlungsempfängern, Periodizitäten, Mindestzugehörigkeiten etc. in einer Organisation existieren. Unterschiedlichen Gruppierungen können unterschiedliche Beitragsarten abrechnen.

Welche Mitglieder werden abgerechnet

Letztlich basiert auch die Verbandsabrechnung immer auf beitragspflichtigen Mitgliedern, d.h. auch bei Abrechnung zwischen Gruppierungen werden immer Beiträge auf Basis von beitragspflichtigen Mitgliedern ermittelt. Mitglieder

  • mit einer aktiven beitragspflichtigen Tätigkeit
  • und der Zuordnung von mindestens einer Beitragsart

Weiterhin muss die Gruppierung, welcher ein Mitglied angehört, im Status "aktiv" sein, Mitglieder deaktivierter oder aufgelöster Gruppierungen fließen nicht in die Abrechnung ein (siehe Gruppierungen).

Mitglieder, deren Mitgliedschaft beendet wurde und die im Status INAKTIV sind oder auch endgültig gelöscht sind, fließen auch mit in die Verbandsabrechnung ein, sofern die Kriterien erfüllt sind. Bei der Mitgliedsabrechnung hingegen können endgültig gelöschte Mitglieder nicht mehr berücksichtigt werden, da sie schlicht über das Interface nicht mehr in eine Abrechnung einbezogen werden können!

Die hier genannten Kriterien finden zentral Anwendung, d.h. sie werden auch für die Mitgliedsabrechnung berücksichtigt.

Rechnungsläufe

Liste

In der Liste werden alle bisher durchgeführten Rechnungsläufe angezeigt.

FeldBeschreibungBemerkungen
IDInterne ID des Rechnungslaufs. 
BeschreibungBeschreibung, zusammengesetzt aus ID und Bezugsdatum des Rechnungslaufs. 
RechnungsdatumDas Datum des Rechnungslaufs bzw. ein frei gewähltes (sinnvolles) Datum, das auf allen Rechnungen dieses Rechnungslaufs als Rechnungsdatum erscheint.Siehe weitere Erläuterungen unter "Rechnungslauf anlegen".
BezugsdatumÜber das Bezugsdatum wird festgelegt, für welche Abrechnungsperiode der Rechnungslauf durchgeführt wird und welches der konkrete Stichtag ist, zu dem die Beitragspflicht geprüft wird. Kann vom Rechnungsdatum abweichen.Siehe weitere Erläuterungen unter "Rechnungslauf anlegen".
StatusStatus

Möglich sind folgende Stati:

  • PROCESSING: Rechnungslauf findet im Moment statt (Hintergrundprozess, kann bei großen Datenmengen länger dauern)
  • PROCESSED: Rechnungslauf ohne Fehler durchgeführt (es können jedoch Positionen mit Warnungen vorhanden sein; s.u.).
  • PROCESSED_WITH_ERRORS: Rechnungslauf mit Fehlern durchgeführt, d.h. mindestens bei einer Position im Rechnungslauf gab es einen Fehler (s.u.).

Die gleichen Felder (und das Gruppierungslimit, s.u.) werden auch angezeigt, wenn man einen Rechnungslauf markiert und "Anzeigen" klickt.

Rechnungslauf anlegen

Der Rechnungslauf kann von einem Benutzer mit entsprechenden Rechten durchgeführt werden. Beim Rechnungslauf werden alle Beitragsarten berücksichtigt, bei denen die ausgewählte Gruppierung Zahlungsempfänger ist.

Basisangaben

Ein Rechnungslauf wird über den Button "Anlegen" über der Liste der Rechnungsläufe angelegt.

Folgende Angaben sind erforderlich:

FeldBeschreibungBemerkungen
GruppierungslimitHier besteht die Möglichkeit, den Rechnungslauf auf eine einzige Gruppierung zu beschränken.

Soweit nicht auf eine einzige Gruppierung limitiert wird, gilt grundsätzlich folgendes: Abgerechnet werden grundsätzlich alle (aktiven) Gruppierungen unterhalb der Gruppierung, die den Rechnungslauf durchführt, und zwar unter der Bedingung, dass aktiven Mitgliedern dieser Gruppierungen Beitragsarten zugeordnet sind, für die die abrechnende Gruppierung Zahlungsempfänger ist.

Hierarchie einschliessenFalls ein Gruppierungslimit gesetzt wurde, werden bei Ankreuzen dieser Checkbox auch die Gruppierungen unterhalb der gesetzten Gruppierung beim Rechnungslauf berücksichtigt. 
Ausgetretene Mitglieder (gelöscht/inaktiv) abrechnenHier besteht die Möglichkeit, ausgetretene (d.h. je nach Einstellung bezüglich Datenerhalt bei Beenden der Mitgliedschaft entweder inaktive oder gelöschte) Mitglieder abzurechnen oder nicht.

Im Standard werden ausgetretene Mitglieder abgerechnet.

Seit der Version 1.4.1.0 ist es nicht mehr möglich, dass ein Mitglied gelöscht wird, wenn es noch abgerechnet werden müsste; vorher war dies jedoch möglich. Gelöschte Mitglieder können bei der Verbandsabrechnung problemlos berücksichtigt werden, aber auf Dokumenten werden bestimmte Informationen fehlen (Name etc.), da diese Daten nicht mehr existieren.

RechnungsdatumDas Datum des Rechnungslaufs bzw. ein frei gewähltes (sinnvolles) Datum, das auf allen Rechnungen dieses Rechnungslaufs als Rechnungsdatum erscheint.In der Regel das aktuelle Datum, der Rechnungslauf kann jedoch auch vor- oder nachdatiert werden.
BezugsdatumÜber das Bezugsdatum wird festgelegt, für welche Periode der Rechnungslauf durchgeführt wird. Es muss also zwingend in der abzurechnenden Periode liegen. Außerdem definiert es den Stichtag für die Abrechnung, d.h. Prüfungen auf Beitragspflicht laufen für die aktuelle Abrechnungsperiode gegen dieses Datum. Weitere Erläuterungen s.u.Über die Berücksichtigung von Vorperioden (s.u.) kann es jedoch durchaus dazu kommen, dass nicht nur die im Bezugsdatum definierte Abrechnungsperiode berücksichtigt wird, sondern auch Vorperioden.
Einzugsdatum

Das vorgesehene Einzugsdatum für fällige Beträge im Fall von Gruppierungen mit Zahlungsart "Lastschrift" (Tab "Fibu", siehe Gruppierung anlegen & bearbeiten). Wird - sofern technisch möglich und im Prozess der Lastschrifterstellung nicht geändert - als Einzugsdatum für die jeweilige SEPA-Lastschrift/en verwendet. Wird im Standard auf der Rechnung angedruckt. Siehe auch Lastschriften (SEPA).

Grundsätzlich vor allem sinnvoll für die Nutzung der Rechnung als SEPA-Vorankündigung (pre-notification) der Abbuchung. Ist jedoch für die Abbuchung selbst nicht zwingend, das Einzugsdatum kann alternativ bzw. abweichend beim Erstellen der Lastsschriften definiert werden. Siehe Lastschriften (SEPA).

Dieses Datum sollte unter Berücksichtigung der rechtlichen Fristen und organisatorischen Abwicklung der Lastschriften gesetzt werden. Es wird ignoriert bzw. für die Erstellung einer SEPA-Lastschriftdatei automatisch geändert, falls z.B. mit dem Datum Vorlauffristen verletzt werden (dies geschieht regelmäßig, wenn die Lastschriftdatei zu spät erstellt wird oder das Einzugsdatum nicht weit genug in der Zukunft liegt).

Sofern das Datum technisch nicht möglich ist, führt dies dazu, dass das auf der Rechnung angegebene Datum nicht mehr mit dem tatsächlichen Einzugsdatum übereinstimmt.

gestartet amStartdatum für diesen Rechnungslauf (wann führt das System den Rechnungslauf durch).In der Regel das aktuelle Datum, der Start kann jedoch auch für ein Datum in der Zulunft festgelegt werden.

Bezugsdatum

Das Bezugsdatum legt fest,

  • für welche konkrete Abrechnungsperiode ein Rechnungslauf stattfindet
  • und welches der konkrete Stichtag für die Ermittlung der Beitragspflicht ist.

Das System bietet also keine vorgefertigte Auswahl von Abrechnungsperioden an, sondern verwendet das Bezugsdatum gleichzeitig als Stichtag für die Abrechnung und zur Definition der abzurechnenden Periode. Das Bezugsdatum erscheint im Gegensatz zum Rechnungsdatum nicht auf der Rechnung (Sammelrechnung und Detailrechnung), dort wird nur die Abrechnungsperiode aufgeführt.

Das Bezugsdatum muss zwingend in der Abrechnungsperiode liegen, die abgerechnet werden soll. Ansonsten ist es vermutlich in der Regel sinnvoll, es standardisiert immer auf den gleichen Tag (also z.B. den 10. eines Monats) zu definieren, auch wenn der Rechnungslauf vielleicht erst später stattfindet.

Das Bezugsdatum wird außerdem verwendet, um bei rückwirkender Abrechnung (s.u.) auszurechnen, welche Vorperioden berücksichtigt werden sollen (über ABRECHNUNG_BACK_MONTHS).

Berücksichtigung von Vorperioden

Über den Systemparameter

  • ABRECHNUNG_BACK_MONTHS

kann definiert werden, wieviele Monate das System bei einem Rechnungslauf in die Vergangenheit zurück geht (siehe System). Aus Bezugsdatum des Rechnungslaufes und diesem Wert ermittelt das System, wieviele Vorperioden einbezogen werden (jeweils komplette Perioden).

Die Berücksichtigung von Vorperioden kann niemals zu einer Doppelabrechnung führen. Bereits für eine Periode und Beitragsart erfasste Mitglieder werden ignoriert, es werden ausschließlich Mitglieder berücksichtigt, welche die Kriterien erfüllen und die noch nicht in einem Rechnungslauf erfasst wurden (etwa Nachmeldungen).

Die Berücksichtigung von Vorperioden ist vor allem von Bedeutung, wenn es zu Nachmeldungen von Mitgliedern kommen, und über den genannten Parameter definiert die Organisation, wie weit in die Vergangenheit sie abrechnungsrelevante Sachverhalte berücksichtigen möchte.

Für Mitglieder, die in einer Periode abrechnungstechnisch erfasst wurden, d.h. für die ein Eintrag in ihrem Beitragskonto geschrieben wurde, werden abrechnungstechische Sachverhalte aus Vorperioden nicht mehr berücksichtigt. Wer also z.B. für das 1. Halbjahr 2013 abgerechnet wurde (= Eintrag auf dem Beitragskonto), der wird niemals mehr für 2012 oder 2011 nachträglich abgerechnet, auch wenn nachträglich für diese Perioden nun eine beitragspflichtige Tätigkeit eingepflegt worden wäre. Die Berücksichtigung von Vorperioden dient also auschließlich der abrechnungstechnischen Erfassung von Mitgliedern, die noch gar nicht abrechnungstechnisch erfasst worden sind.

Nachträgliche Änderungen für Vorperioden werden nur berücksichtigt, wenn sie Beitragspflicht begründen. Würde eine Änderung dazu führen, dass ein Mitglied nicht mehr beitragspflichtig für eine bereits abgerechnete Periode würde, wird dies in keiner Form berücksichtigt (keine "Gutschriften").

Rechnungslauf durchführen

Sind die vier Daten (Gruppierungslimit, Rechnungsdatum, Bezugsdatum und Startdatum) definiert, wird der Rechnungslauf mit Klick auf "Erstellen" gestartet.

Je nach Datenmenge kann der Rechnungslauf einen längeren Zeitraum benötigen. Er findet im Hintergrund statt (Status "PROCESSING"). Der Benutzer kann das System weiter benutzen oder sich auch ausloggen, der Rechnungslauf wird unabhängig davon ausgeführt und beendet.

Rechnungslauf löschen

Ein Rechnungslauf kann durch Markieren eines Rechnungslaufs mit Klick auf die entsprechende Funktionalität gelöscht werden, und zwar unter folgenden Voraussetzungen:

  • Der Rechnungslauf enthält nur ERRORS und WARNINGS, es wurden also keine Ausgangsrechnungen erzeugt.
  • Alle Rechnungen zu dem Rechnungslauf wurden vorher gelöscht (siehe Ausgangsrechnungen). Ein Rechnungslauf kann damit auch nur gelöscht werden, solange noch keine Rechnung aus dem Rechnungslauf freigegeben wurde. Danach ist dies nicht mehr möglich, da freigegebene Rechnungen nicht mehr gelöscht werden können.

 

FIBU-Export (Rechnungen exportieren)

Aus der Liste der Rechnungsläufe lässt sich auch eine Exportdatei für die Finanzbuchhaltung erstellen.

Siehe dazu das gesonderte Kapitel FIBU-Export (Verbandsabrechnung).

Positionen eines Rechnungslaufs

Liste

Die Liste der einzelnen Positionen eines Rechnungslaufs wird in einem separaten Fenster angezeigt. Markieren Sie dazu einem Rechnungslauf, klicken den Button "Anzeigen" und wechseln auf den Reiter "Positionen".

Tatsächlich handelt es sich um alle Positionen des Rechnungslaufs, nicht etwa nur um Rechnungen. Nur Positionen im Status PROCESSED sind auch mit einer Rechnung verbunden.

FeldBeschreibungBemerkungen
IDInterne ID der Rechnung. 
BeschreibungRechnungsnummer und Gruppierung oder Fehler bzw. Warnhinweis, wenn keine Rechnung erstellt wurde 
Status
  • PROCESSED: Rechnung erstellt
  • WARNING: Es konnte keine Rechnung für diese Gruppierung erstellt werden, da für die Abrechnungsperiode/n keine abzurechnenden Mitglieder gefunden wurden.
  • ERROR: Es ist ein Fehler aufgetreten.
Im Status WARNING und ERROR wird in der Regel der konkrete Sachverhalt/Fehler zusätzlich aufgeführt.
GruppierungDie abgerechnete Gruppierung. 
Rg.-Nr.Rechnungsnummer. 
FreigabedatumDatum der Freigabe, falls die Rechnung bereits freigegeben wurde (s.u.). 

Rechnungsfreigabe

Rechnungen müssen zuerst freigegeben werden, bevor sie bei den Empfänger-Gruppierungen unter Eingangsrechnungen erscheinen. Diese Funktionalität steht nicht hier, sondern bei den Ausgangsrechnungen der abrechnenden Gruppierung zur Verfügung. Für weitere Details, siehe Ausgangsrechnungen.

Auch ohne Rechnungsfreigabe tauchen die entsprechenden Positionen einer Rechnung im Beitragskonto eines Mitglieds auf, sobald die Rechnung erstellt wurde (siehe Beitragskonto (Mitglied) anzeigen).

Gutschriften

Im Rahmen der Verbandsabrechnung ist es möglich, eine Gutschrift in beliebiger Höhe (für ein Mitglied) zu erstellen.

Die Gutschrift wird beim nächsten Abrechnungsvorgang automatisch berücksichtigt.

Gutschriften für einzelne Mitglieder können hier durchgeführt werden: Beitragszahlungen Verband.

Rechnungsvorlagen

Bei der Verbandsabrechnung wird die Vorlage in de.iconcept.nami.service.namiBeitrag.NamiBeitragServiceBean, ID: 103 definiert (Vorbelegung: {0} Beitrag {1,date,dd.MM.yy}-{2,date,dd.MM.yy} / {3}. Der Parameter 3 wird bei nicht gruppierbaren Rechnungsunterpositionen ggf. mit dem Beitragszahler vorbelegt. Bei gruppierbaren Rechnungsunterposition wird dieser Wert nicht belegt.

Rechtekonfiguration

Benutzer erhalten Rechte über die Zuordnung von (MV) Rechtegruppen (Gruppen (MV)) via Tätigkeitszuordnungen (Zugeordnete Tätigkeiten (Tätigkeitszuordnungen)). Folgende Rechte sind konfigurierbar:

IDRechtID MenuID RechtBemerkungen
156Rechnungen (Jobs) - rechnungsjobitem_READ10042002Gegebenenfalls obsolet, relevant für alte Abrechnungslogik vor Version 2.
349Rechnungen (Jobs) - rechnungslaufjob_CREATE10043001Gegebenenfalls obsolet, relevant für alte Abrechnungslogik vor Version 2.
348Rechnungen (Jobs) - rechnungslaufjob_READ10043002Gegebenenfalls obsolet, relevant für alte Abrechnungslogik vor Version 2.
604Rechnungen - Ausgangsrechnungen Gruppierung - bearbeiten10045013061Schreibende Aktionen auf Ausgangsrechnungen in der Gruppierungsverwaltung. Siehe Ausgangsrechnungen.
559Rechnungen - Ausgangsrechnungen Gruppierung - lesen1004501306Lesender Zugriff auf Ausgangsrechnungen in der Gruppierungsverwaltung. Siehe Ausgangsrechnungen.
433Rechnungen - Download1004501201Download PDF für Rechnungen.
434Rechnungen - Freigabe1004501101Rechnungsfreigabe. Siehe Ausgangsrechnungen und Verbandsabrechnung.
435Rechnungen - Rechnungslauf löschen1004501301Rechnungslauf in der Verbandsabrechnung löschen. Siehe Verbandsabrechnung.
605Rechnungen - Rechnungslauf Verband10045014010Zugriff auf Verbandsabrechnung. Siehe Verbandsabrechnung.
436Rechnungen - Rechnungslauf-Item löschen1004501302Einzelposition aus Rechnungslauf löschen. Siehe Verbandsabrechnung.
600Rechnungen - rechnung_DELETE10045014Rechnung löschen.

378

Rechnungen - rechnung_DOWNLOAD

1004501

10

Rechnungen herunterladen. 

376

Rechnungen - rechnung_READ

1004501

2

Rechnungsliste. 

377

Rechnungen - rechnung_SHOW_TAB

1004501

8

Rechnungs-Tab anzeigen.
450Rechnungen - rechnung_UPDATE10045013Rechnung bearbeiten (soweit möglich).

Als Voraussetzung dafür, einen Rechnungslauf durchzuführen, sind gegebenenfalls weitere Rechte erforderlich, die nicht direkt mit dem Rechnungslauf selbst verbunden sind:

IDRechtID MenuID RechtBemerkungen
36Organisation - gruppierung_READ

2001003

2

Zugriff auf den Gruppierungsbaum (erforderlich, da die Rechnungen für Gruppierungen erstellt werden).

Siehe zu weiteren gegebenenfalls relevanten Rechten auch das Kapitel: FIBU-Export (Verbandsabrechnung).

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