Im Rahmen der Gruppierungsverwaltung befinden sich oberhalb des Gruppierungsbaums (siehe dazu auch Gruppierungsbaum) verschiedene allgemeine Funktionen zum Anlegen und Bearbeiten einer Gruppierung. Alle weiteren administrativen Optionen finden sich nicht im Gruppierungsbaum, sondern jeweils - nach Auswahl einer Gruppierung im Gruppierungsbaum - im rechten Panel des Screens. Siehe dazu die weiteren Kapitel.
Gruppierung anlegen, bearbeiten, löschen
Oberhalb des Gruppierungsbaums befinden sich - je nach Rechtekonfiguration des aktuellen Benutzers - die folgenden Funktionen:
| Option | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Anlegen | Anlegen einer neuen Gruppierung | |
| Ansehen | Ansehen | |
| Bearbeiten | Bearbeiten einer existierenden Gruppierung | |
| Löschen | Löschen einer Gruppierung. | In der Regel hier nicht möglich, sondern nur im Admin-Backend (siehe Gruppierungen). Generell nicht möglich, sobald die Gruppierung über Daten verfügt (Mitglieder oder andere Zuordnungen). Das Löschen ist nur sinnvoll, wenn aus Versehen eine Gruppierung angelegt, aber weder weiter konfiguriert noch verwendet wurde. Bereits verwendete Gruppierungen sollten stattdessen deaktiviert oder aufgelöst werden (s.u.). |
Je nach Rechtekonfiguration des aktuellen Benutzers besteht auch die Möglichkeit, die eingeschränkte Bearbeitung einer Gruppierung (u.a. ohne Kontoverbindungsdaten, ohne Zugriff auf Status, Gründungs- und Auflösungsdatum, FiBu-Daten, Handling SGB VIII Führungszeugnisse etc.) direkt aus dem Gruppierungsbaum über das Dropdown "Weitere Funktionen" vorzunehmen:
Basisdaten
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Übergeordnete Gruppierung | Die übergeordnete Gruppierung. | Jede Gruppierung muss eine übergeordnete Gruppierung haben, es ist nicht möglich, Gruppierungen ohne übergeordnete Gruppierung neu anzulegen. Das System liefert daher bereits eine erste (oberste) Gruppierung auf der Ebene 0 mit, die selbst keine übergeordnete Gruppierung aufweist; diese ist der oberste Knoten des Gruppierungsbaums. Diese Gruppierung kann normal bearbeitet werden, sie darf aber auf keinen Fall gelöscht werden, da sie nicht manuell neu angelegt werden kann. |
| Name | Der Name der Gruppierung | |
| Nummer | Automatische Vergabe, kann nicht geändert werden. | Die Gruppierungsnummer wird im Standard automatisch nach einem fixen Schema vergeben, welches die Ebenen repräsentiert. Im Standard bildet die Nummer bis zu 5 Ebenen ab: 0000000000 Damit sind unter jedem Knoten auf einer Ebene maximal 99 Gruppierungen möglich. Sofern eine Organisation sehr wenige Hierarchieebenen aufweist, muss evtl. vom Standardschema abgewichen werden, weil dann in der Regel unter einem Knoten mehr als 99 Gruppierungen existieren werden. In diesem Fall wird die Nummer intern erweitert (a-z, A-Z, 0-9), so dass auf jeden Fall ausreichend Gruppierungen je Knoten abgebildet werden können. Angezeigt wird dann jedoch nicht die interne Nummer, sondern eine transformierte Nummer, die nur aus einer Zahl besteht. |
| Nummer (strukt.) | Nummer der Gruppierung mit Anzeige der Ebenen. | Format 00/00/00/00/00 |
| Ebene | Ebene der Gruppierung. | Es ist auch möglich, Ebenen zu "überspringen", d.g. eine Gruppierung auf Ebene 4 kann direkt an eine Gruppierung auf Ebene 2 gehängt werden. Kann nach dem Anlegen nicht mehr geändert werden. |
| Web | URL Website der Gruppierung | |
| Telefon | Telefon der Gruppierung | |
| Fax | Faxnummer der Gruppierung | |
| E-Mailadresse der Gruppierung | ||
| Handling SGB VIII FZ | Option, eine Gruppierung als zuständig für die Abwicklung von Beantragung und Erstellung von Bescheinigungen für erweiterte Führungszeugnisse zu markieren. | Nur, falls das entsprechende Modul verwendet wird. Es können beliebig viele Gruppierungen so konfiguriert werden. Soweit in einem Hierachie-(Teil-)Baum mehrere Gruppierungen diese Eigenschaft erhalten haben, ist für ein spezifisches Mitglied jeweils die Gruppierung relevant, welche in der Hierarchie am nächsten über dem Mitglied steht. Beispiel: Bundesebene, Diözese und Bezirk in einem Teilbaum der Hierarchie sind entsprechend konfiguriert. Für das Mitglied einer Ortsgruppe wäre damit der Bezirk relevant. Für das Mitglied eines Bezirks hingegen die Diözese, die Bundesebene wäre in diesem Beispiel irrelevant (aber vielleicht relevant für Mitglieder in einem anderen Teilbaum!). Siehe auch Führungszeugnisse und Modul Führunsgzeugnisse. |
| Adresszusatz SGB VIII FZ | Option, für die Rücksendeunterlagen für erweiterte Führungszeugnisse der Gruppierungsadresse einen Adresszusatz hinzuzufügen (wird nach dem Namen angezeigt). | Dieser Adresszusatz hat nichts mit Versand- oder Sitzanschrift zu tun. Er wird ausschließlich verwendet, um - falls das entsprechende Modul verwendet wird - bei den Rücksendeunterlagen der Adresse der Gruppierung einen Zusatz hinzuzufügen, so dass die Führungszeugnisse möglichst in der Gruppierung immer der zuständigen Person/Abteilung weitergeleitet werden und nicht in der allgemeinen Postverteilung landen (siehe auch Führungszeugnisse und Modul Führungszeugnisse). |
| Gläubiger-ID-Nr. (SEPA) | Eindeutige Kennzeichnung des Lastschriftgläubigers (Creditor Identifier/CI, Gläubiger-Identifikationsnummer oder Gläubiger-ID) | Für SEPA-Lastschriften benötigt, siehe Lastschriften (SEPA). |
| Status | Aktiv, deaktiviert, aufgelöst. |
|
| Gründungsdatum | Datum, an dem die Gruppierung gegründet wurde. | |
| Auflösungsdatum | Datum, an dem die Gruppierung aufgelöst wurde. |
Sitzanschrift
Tatsächlicher (z.B. rechtlicher) Sitz der Gruppierung.
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Namens-/Adresszusatz | Etwa für einen c/o-Empfänger etc. | |
| Land | Auswahl aus in den Stammdaten eingepflegten Ländern. | |
| Region | Auswahl aus in den Stammdaten eingepflegten Regionen. | Abhängig von der Auswahl des Landes. |
| Ort | Ort | |
| PLZ | Postleitzahl | |
| Strasse, Nr. | Strasse und Hausnummer |
Die Sitzanschrift wird im Rahmen der Rechnungserstellung für Gruppierungen verwendet (siehe Verbandsabrechnung).
Versandanschrift
Abweichende Versandanschrift, sofern nicht identisch mit der Sitzanschrift.
Die Versandanschrift wird im System verwaltet und kann z.B. im Rahmen von Datenexporten etc. genutzt werden. Sie wird jedoch aktuell nicht aktiv an irgendeiner Stelle verwendet.
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Namens-/Adresszusatz | Etwa für einen c/o-Empfänger etc. | |
| Land | Auswahl aus in den Stammdaten eingepflegten Ländern. | |
| Region | Auswahl aus in den Stammdaten eingepflegten Regionen. | Abhängig von der Auswahl des Landes. |
| Ort | Ort | |
| PLZ | Postleitzahl | |
| Strasse, Nr. | Strasse und Hausnummer |
Kontoverbindung
Die Kontoverbindung wird auf Rechnungen angedruckt. Ist eine Gruppierung Zahlungsempfänger einer Beitragsart und kann damit Rechnungen erstellen, erscheint die Kontoverbindung auf der Rechnung. Je nach Art der Abrechnung in einer Organisation ist die Kontoverbindung für bestimmte Gruppierungen erforderlich oder nicht. Wird z.B. zentral abgerechnet, so muss - zumindest für Abrechnungszwecke - eigentlich nur die Kontoverbindung der obersten Gruppierung angegeben werden.
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Kontoinhaber | Kontoinhaber | |
| Kontonummer | Kontonummer | Prüfung auf eine Mindestlänge von 5 Zeichen und Maximallänge von 10 Zeichen. |
| IBAN | International Bank Account Number. | Die IBAN setzt sich folgendermaßen zusammen:
|
| Bankleitzahl | Bankleitzahl | |
| Kreditinstitut | Name des kontoführenden Kreditinstituts | |
| BIC/SWIFT | Bank Identifier Code. | Der BIC oder SWIFT-Code hat eine Länge von 8 oder 11 alphanumerischen Zeichen. |
Fibu
Wird benötigt für den Datenaustausch mit einem Buchhaltungssystem. Es handelt sich um Buchhaltungsdaten aus Sicht der Zahlungsempfänger.
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Zahlungsart | Auswahl der Zahlungsart. | Bei Auswahl "Lastschrift" sollte diese Gruppierung (als Debitor) der Kreditor-Gruppierung ein gültiges Mandat vorgelegt haben (siehe Mandate (Gruppierung)). Die hinterlegte Zahlungsart wird beim Erstellen einer Rechnung zu dieser hinterlegt. Eine Änderung der Zahlungsart hat also niemals Auswirkungen auf bereits erstellte Rechnungen (kann aber sehr wohl Auswirkungen auf Rechnungen für die Vergangenheit haben, sofern diese noch nicht erstellt wurden). |
| FiBu Debitorenkonto | Debitoren-Konto aus der Buchhaltung. | Relevant immer dann, wenn eine Gruppierung einer anderen Gruppierung Beiträge "schuldet", d.h. Debitor ist. |
| FiBu Erlöskonto | Erlöskonto aus der Buchhaltung. | Relevant immer dann, wenn eine Gruppierung Zahlungsempfänger von Beitragsarten ist (Kreditor). |
Bei rein zentraler Abrechnung (zentrale Bundesebene gegen andere Gruppierungen) müsste also bei der Gruppierung, welche die Bundesebene repräsentiert, nur das Erlöskonto eingepflegt werden. Bei allen anderen Gruppierungen hingegen bliebe das Erlöskonto leer (es wird nicht benötigt), und es müsste das jeweilige Debitorenkonto der zentralen Bundesebene für die Gruppierung (d.h. der Debitor, den die zentrale Bundesebene für die jeweilige Gruppierung führt) eingepflegt werden.
Weitere Funktionen
Unter "Weitere Funktionen" finden sich - je nach Rechtekonfiguration des aktuellen Benutzers - die Optionen zum Import (und Export) von Mitgliedsdaten (siehe Mitgliedsdaten importieren) sowie die beschränkte Bearbeitung der Gruppierung (siehe oben).
Rechte
Benutzer erhalten Rechte über die Zuordnung von (MV) Rechtegruppen (Gruppen (MV)) via Tätigkeitszuordnungen (Zugeordnete Tätigkeiten (Tätigkeitszuordnungen)). Folgende Rechte sind konfigurierbar:
ID | Name | ID Menu | ID Recht | Bemerkungen |
| 607 | Grp-Admin - Gruppierungsverwaltung | 5500 | 34 | Genereller Zugriff auf den Reiter "Gruppierungsverwaltung" |
| 556 | Grp-Admin - Gruppierung (CREATE) | 5500 | 30 | . |
| 557 | Grp-Admin - Gruppierung (READ) | 5500 | 31 | |
| 558 | Grp-Admin - Gruppierung (UPDATE) | 5500 | 32 | |
| 456 | Mgl-Verwaltung - Gruppierung bearbeiten | 5000 | 112 | Recht zur eingesschränkten Bearbeitung von Gruppierungen (hier und in der Mitgliederverwaltung) |