Optional bietet das System die Möglichkeit, den Prozess zur Beantragung eines erweiterten Führungszeugnsses gem. SGB VIII mit Antragsunterlagen zu unterstützen und Bescheinigungen über eingereichte Führungszeugnisse zur Vorlage bei den Behörden zu erstellen. Zu den Funktionen im Detail siehe Führungszeugnisse. Eine eigenständige spezifische Konfiguration für dieses Modul gibt es nicht; dieses Kapitel beschreibt die unterschiedlichen Stellen im System, an denen Einstellungen gemacht werden können, die dazu führen, dass die Funktionalität des Moduls automatisch zur Verfügung steht.
Voraussetzung für die Funktionalität ist zuerst, dass im Bereich Tätigkeiten (Funktionen) bzw. Tätigkeiten (Mitgliedschaften) relevante Tätigkeiten als sog. "SGB VIII-Tätigkeit" markiert werden. Ist dies der Fall, werden dem Mitglied automatisch Antragsunterlagen zur Beantragung eines erweiterten Führungszeugnisses zum Download angeboten, wenn dieses Mitglied eine solchermaßen markierte Tätigkeit ausübt.
Für ein Mitglied ist jeweils eine bestimmte Gruppierung "zuständig", d.h. diese Gruppierung ist Adressat der Rücksendeunterlagen und auf bestimmten Unterlagen tauchen die Kontaktdaten dieser Gruppierung auf. Die Zuständigkeit wird auf Ebene einer Gruppierung im Bereich Gruppierungen konfiguriert. Dies betrifft die folgenden Felder:
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Handling SGB VIII FZ | Option, eine Gruppierung als zuständig für die Abwicklung von Beantragung und Erstellung von Bescheinigungen für erweiterte Führungszeugnisse zu markieren. | Es können beliebig viele Gruppierungen so konfiguriert werden. Soweit in einem Hierachie-(Teil-)Baum mehrere Gruppierungen diese Eigenschaft erhalten haben, ist für ein spezifisches Mitglied jeweils die Gruppierung relevant, welche in der Hierarchie am nächsten über dem Mitglied steht. Beispiel: Bundesebene, Diözese und Bezirk in einem Teilbaum der Hierarchie sind entsprechend konfiguriert. Für das Mitglied einer Ortsgruppe wäre damit der dieser ortsgruppe direkt übergeordnete Bezirk relevant. Für das Mitglied eines Bezirks hingegen die übergeordete Diözese, die Bundesebene wäre in diesem Beispiel irrelevant (aber vielleicht relevant für Mitglieder in einem anderen Teilbaum!). |
| Adresszusatz SGB VIII FZ | Option, für die Rücksendeunterlagen für erweiterte Führungszeugnisse der Gruppierungsadresse einen Adresszusatz hinzuzufügen (wird nach dem Namen angezeigt). | Dieser Adresszusatz hat nichts mit Versand- oder Sitzanschrift zu tun. Er wird ausschließlich verwendet, um - falls das entsprechende Modul verwendet wird - bei den Rücksendeunterlagen der Adresse der Gruppierung einen Zusatz hinzuzufügen, so dass die Führungszeugnisse möglichst in der Gruppierung immer der zuständigen Person/Abteilung weitergeleitet werden und nicht in der allgemeinen Postverteilung landen. |
Die Zuständigkeit kann innerhalb der Organisation völlig flexibel abgebildet werden. Sie kann komplett dezentral sein (z.B. alle Ortsgruppen werden entsprechend konfiguriert), sie kann komplett zentral sein (z.B. nur die oberste Gruppierung wird entsprechend konfiguriert), oder sie kann zentral und in einigen Teilbäumen wieder dezentral auf unterschiedlichen Ebenen abgebildet werden. Aus Sicht des Mitglieds ist bei einer solchen gemischten Konfiguration immer die Gruppierung zuständig, die in der Hierachie am nächsten über dem Mitglied steht. So wird garantiert, dass immer die maximal dezentrale Zuständigkeit greift.
Alle Vorlagen für die Führungszeugnisse können entsprechend dem normalen Standard als .jrxml-Dateien als Reports erstellt werden (siehe Modul Reports). Eine entsprechende Vorlage zur Anpassung wird mitgeliefert.
Die Vorlagen für Antragsunterlagen und die Bescheinigung basieren auf Dokumenten im .odt-Format (LibreOffice bzw. OpenOffice), aus diesen werden PDF-Dokumente erzeugt. Aus diesen wiederum erzeugt das System dynamisch die mit Inhalt gefüllten PDF-Dokumente. Die Vorlagen enthalten sowohl individuellen Text als auch dynamische Platzhalter, deren Inhalt aus dem System bezogen werden. Im Prinzip kann das Layout des Vorlagendokuments völlig frei definiert werden.
Aus technischen Gründen sind die Möglichkeiten der Platzierung von Platzhaltern in Fließtext beschränkt, da eine fixe Breite vorgegeben werden muss. Soweit der Platzhalter Daten liefert, deren exakte Länge nicht vorhersehbar ist (Namen, Orte etc.), muss in der Regel für solche Platzhalter immer eine eigene Zeile vorgesehen werden´. |
Das System bringt als Bestandteil der Anwendung Vorlagen mit, die zu Testzwecken verwendet werden können. Für einen konkreten Kunden müssen die Vorlagen jeweils angepast werden (Design, Texte, ...) und dann auf dem Webserver der Kundeninstallation abgelegt werden. Über eine entsprechende Webserverkonfiguraion wird sichergestellt, dass nicht die Default-Vorlagen verwendet werden, sondern die spezifischen Vorlagen des Kunden. |
Die Antragsunterlagen bestehen aus einer Datei, welche drei Dokumente enthalten kann.
Jeder Platzhalter kann in einer Datei nur einmal verwendet werden. Daher existieren für einige Felder mit gleichem Inhalt unterschiedliche Platzhalter. |
Das Dokument bestätigt der Meldebehörde, dass das Mitglied Anspruch auf (gebührenbfereite) Ausstellung eines erweiterte Führungszeugnises hat. Folgende Platzhalter sind vorgesehen:
| Platzhalter | Inhalt | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|---|
| mglName | Vorname, Nachname | Vorname, Nachname des Mitglieds | werden zusammen ausgegeben als mglName |
| mglGeburtsdatum | Geburtsdatum | Geburtsdatum des Mitglieds | |
| mglAdrOrt | Wohnort | Wohnort des Mitglieds | |
| heutigesDatum, grpAdrSitzOrt | Datum, Ort | Datum zum Zeitpunkt des Downloads der Unterlagen, Ort des Gruppierungssitzes (aus Sitzanschrift) | Datumsformat ist TT.MM.JJJJ; Ort aus Sitzanschrift |
| grpAdrSitzStrasse | Strasse | Strasse und Hausnummer der Gruppierung | aus Sitzanschrift |
| grpAdrSitzPlz, grpAdrSitzOrt, oder: grpAdrSitzPlzOrt | PLZ, Ort | Postleitzahl und Ort der Gruppierung | werden zusammen ausgegeben als grpAdrSitzPlzOrt; aus Sitzanschrift |
| grpTelNummer | Telefon | Telefon der Gruppierung | aus Gruppierungsstammdaten |
| grpFaxNummer | Fax | Fax der Gruppierung | aus Gruppierungsstammdaten |
| grpEmail | E-Mail der Gruppierung | aus Gruppierungsstammdaten |
Alle gruppierungsbezogenen Daten werden jeweils automatisch aus der als zuständig ermittelten Gruppierung gezogen.
Hinweis: Gruppierungsname ist hier nicht vorgesehen. Gegebenenfalls ist der rechtlich für die Bescheinigung der Tätigkeit Verantwortliche nicht die zuständige Gruppierung, sondern der Rechtsträger der Organisation. Die gruppierungsspezifischen Daten sind in diesem Dokument eher als Kontaktdaten zu verstehen. |
Beispiel-Datei
Zur Verwendung muss in OpenOffice oder LibreOffice (nicht MS Word verwenden!) der Entwurfsmodus aktiviert sein (z.B. in OpenOffice 3.2: Ansicht/Symbolleisten/Formular-Navigation, dann unten "Entwurfsmodus an/aus"), durch Doppelklick auf die markierten Felder werden dann die Platzhalter mit Namen angezeigt. Wichtiger Hinweis: Im Standard (unter Linux, ggf. auch unter Windows) werden die Standard-PDF Fonts nicht in das Formular embedded. Beim Umwandeln der Datei in ein PDF (Datei -> Export as PDF) daher unbedingt die Checkbox "Embed Standard Fonts" aktivieren. Andernfalls kann es zu Anzeigeproblemen und Probleme beim Druck kommen (Platzhalter werden nicht angezeigt). |
Das Dokument soll verwendet werden, um das erweiterte Führungszeugnis an die zuständige Gruppierung zurück zu senden. Folgende Platzhalter sind vorgesehen:
| Platzhalter | Inhalt | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|---|
| mglNameCopy | Vorname, Nachname | Vorname, Nachname des Mitglieds (Absender-Adressblock) | werden zusammen ausgegeben als mglNameCopy |
| mglAdrStrasse | Strasse | Strasse und Hausnummer des Mitglieds (Absender-Adressblock) | |
| mglAdrPlzOrt | PLZ, Wohnort | PLZ und Wohnort des Mitglieds (Absender-Adressblock) | PLZ und Ort werden zusammen ausgegeben als mglAdrPlzOrt |
| mglNummer | Mitgliedsnummer | Mitgliedsnummer des Mitglieds (Absender-Adressblock) | |
| grpAdrName | Gruppierungsname | Name der zuständigen Gruppierung (Empfänger-Adressblock) | aus Stammdaten der Gruppierung |
| grpAdrNameZusatz | Adresszusatz zu Gruppierungsname | Namens/Adresszusatz der zuständigen Gruppierung (Empfänger-Adressblock) | aus Versandanschrift, wenn Versandanschrift nicht vorhanden*, aus Sitzanschrift |
| grpAdrNameZusatzFz | Adresszusatz speziell für Führungszeugnisse | Adresszusatz der zuständigen Gruppierung speziell für Führungszeugnisse (Empfänger-Adressblock) | aus Stammdaten der Gruppierung |
| grpAdrStrasse | Strasse und Hausnummer der Gruppierung | Strasse und Hausnummer der zuständigen Gruppierung (Empfänger-Adressblock) | |
| grpAdrOrt, grpAdrPlz, oder: grpAdrPlzOrt | PLZ, Ort der Gruppierung | PLZ und Ort der zuständigen Gruppierung (Empfänger-Adressblock) | aus Versandanschrift, wenn Versandanschrift nicht vorhanden*, aus Sitzanschrift; werden zusammen ausgegeben als grpAdrPlzOrt |
* Die Versandanschrift gilt dann generell als nicht vorhanden, wenn die Felder PLZ und Ort nicht ausgefüllt sind.
Alle gruppierungsbezogenen Daten werden jeweils automatisch aus der als zuständig ermittelten Gruppierung gezogen.
Beispiel-Datei
Zur Verwendung muss in OpenOffice oder LibreOffice (nicht MS Word verwenden!) der Entwurfsmodus aktiviert sein (z.B. in OpenOffice 3.2: Ansicht/Symbolleisten/Formular-Navigation, dann unten "Entwurfsmodus an/aus"), durch Doppelklick auf die markierten Felder werden dann die Platzhalter mit Namen angezeigt. Wichtiger Hinweis: Im Standard (unter Linux, ggf. auch unter Windows) werden die Standard-PDF Fonts nicht in das Formular embedded. Beim Umwandeln der Datei in ein PDF (Datei -> Export as PDF) daher unbedingt die Checkbox "Embed Standard Fonts" aktivieren. Andernfalls kann es zu Anzeigeproblemen und Probleme beim Druck kommen (Platzhalter werden nicht angezeigt). |
Dieses Dokument enthält Erläuterungen zum Vorgehen für das Mitglied. Platzhalter sind hier keine vorgesehen.
Die folgenden Platzhalter werden aktuell in den Default-Vorlagen nicht verwendet und könnten noch verwendet werden:
| Platzhalter | Inhalt | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|---|
| mglVorname, mglNachname | Vorname, Nachname | Vorname, Nachname des Mitglieds | |
| mglVornameCopy, mglNachnameCopy | Vorname, Nachname | Vorname, Nachname des Mitglieds | |
| mglNummerCopy | Mitgliedsnummer | Mitgliedsnummer | |
| mglAdrLand | Land Mitglied | Land zum Wohnort des Mitglieds | |
| mglAdrRegion | Region Mitglied | Region zum Wohnort des Mitglieds | |
| mglAdrOrtCopy | Ort Mitglied | Wohnort des Mitglieds | |
| grpAdrNameZusatz | Adresszusatz zu Gruppierungsname | Namens/Adresszusatz der zuständigen Gruppierung | aus Versandanschrift, wenn Versandanschrift nicht vorhanden*, aus Sitzanschrift |
| grpAdrLand | Land Gruppierung | Land der zuständigen Gruppierung | aus Versandanschrift, wenn Versandanschrift nicht vorhanden*, aus Sitzanschrift |
| grpAdrRegion | Region Gruppierung | Region der zuständigen Gruppierung | aus Versandanschrift, wenn Versandanschrift nicht vorhanden*, aus Sitzanschrift |
| grpAdrSitzName | Name der Gruppierung | Name der zuständigen Gruppierung | aus den Stamdaten |
| grpAdrSitzNameZusatz | Namenszusatz Gruppierung | Namenszusatz Gruppierung | aus Sitzanschrift |
| grpAdrSitzLand | Land Gruppierung | Land der zuständigen Gruppierung | aus Sitzanschrift |
| grpAdrSitzRegion | Region Gruppierung | Region der zuständigen Gruppierung | aus Sitzanschrift |
| grpAdrSitzOrtCopy | Ort Gruppierung | Ort der zuständigen Gruppierung | aus Sitzanschrift |
| grpAdrSitzPlzOrt | PLZ, Ort Gruppierung | PLZ, Ort der zuständigen Gruppierung | aus Sitzanschrift |
Das Dokument bescheinigt dem Mitglied, dass ein erweitertes Führungszeugnis eingereicht wurde und keine relevanten Eintragungen enthielt. Folgende Platzhalter sind vorgesehen:
| Platzhalter | Inhalt | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|---|
| empVorname, empNachname, oder: empName | Vorname, Name | Vorname, Name des Mitglieds | wird zusammen ausgegeben als empName |
| empGeburtsdatum | Geburtsdatum | Geburtsdatum des Mitglieds | |
| empAdrOrt | Wohnort | Wohnort des Empfängers | |
| fzErstelltAm | Datum Erstellung | Datum der Erstellung der Bescheinigung | |
| fzDatum | Datum Führungszeugnis | Datum des Führungszeugnisses | |
| fzLinkRel | Link zur Validierung | Automatisch vom System generiert. | Der Webserver kann so konfiguriert werden, dass nicht der automatisch generierte Link Verwendung findet, sondern eine entsprechend frei definierbare URL. |
| fzNummer | Identifíkationsnummer | Identifíkationsnummer der Bescheinigung (zur Validierung) | |
| grpAdrSitzName | Name Gruppierung | Name Gruppierung | aus Stammdaten der Gruppierung |
| grpAdrSitzNameZusatz | Namens-/Adresszusatz Gruppierung | Namens-/Adresszusatz der zuständigen Gruppierung | aus Sitzanschrift der Gruppierung |
| grpAdrSitzStrasse | Strasse Gruppierung | Strasse der zuständigen Gruppierung | aus Sitzanschrift der Gruppierung |
| grpAdrSitzPlzOrt | PLZ, Ort Gruppierung | PLZ, Ort der zuständigen Gruppierung | aus Sitzanschrift der Gruppierung |
| grpTelNummer | Telefon Gruppierung | Telefon der zuständigen Gruppierung | aus Stammdaten der Gruppierung |
| grpFaxNummer | Fax Gruppierung | Fax der zuständigen Gruppierung | aus Stammdaten der Gruppierung |
| grpEmail | E-Mail Gruppierung | E-Mail der zuständigen Gruppierung | aus Stammdaten der Gruppierung |
Beispiel-Datei
Zur Verwendung muss in OpenOffice oder LibreOffice (nicht MS Word verwenden!) der Entwurfsmodus aktiviert sein (z.B. in OpenOffice 3.2: Ansicht/Symbolleisten/Formular-Navigation, dann unten "Entwurfsmodus an/aus"), durch Doppelklick auf die markierten Felder werden dann die Platzhalter mit Namen angezeigt. Wichtiger Hinweis: Im Standard (unter Linux, ggf. auch unter Windows) werden die Standard-PDF Fonts nicht in das Formular embedded. Beim Umwandeln der Datei in ein PDF (Datei -> Export as PDF) daher unbedingt die Checkbox "Embed Standard Fonts" aktivieren. Andernfalls kann es zu Anzeigeproblemen und Probleme beim Druck kommen (Platzhalter werden nicht angezeigt). |
Die folgenden Platzhalter werden aktuell in der Default-Vorlage nicht verwendet und könnten noch verwendet werden:
| Platzhalter | Inhalt | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|---|
| empMitgliedsnummer | Mitgliedsnummer | Mitgliedsnummer des Empfängers | |
| autVorname | Vorname Aussteller | Vorname des Ausstellers der Bescheinigung | |
| autNachname | Nachname Aussteller | Nachname des Ausstellers der Bescheinigung | |
| autMitgliedsnummer | Mitgliedsnummer Aussteller | Mitgliedsnummer des Ausstellers der Bescheinigung | |
| grpAdrSitzLand | Land Gruppierung | Land der zuständigen Gruppierung | aus Sitzanschrift |
| grpAdrSitzRegion | Region Gruppierung | Region der zuständigen Gruppierung | aus Sitzanschrift |
| grpAdrSitzOrt | Ort Gruppierung | Ort der zuständigen Gruppierung | aus Sitzanschrift |
| grpAdrSitzPlz | PLZ Gruppierung | PLZ der zuständigen Gruppierung | aus Sitzanschrift |
Wenn ein Mitglied im Bereich Tätigkeiten (Funktionen) bzw. Tätigkeiten (Mitgliedschaften) als sog. "SGB VIII-Tätigkeit" markierte Tätigkeiten aktiv ausübt, werden dem Mitglied automatisch Antragsunterlagen zur Beantragung eines erweiterten Führungszeugnisses zum Download angeboten. Ein Recht dafür existiert nicht.
| ID | Name | ID Menu | ID Recht | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|
| 470 | Module - sgbachtbescheinigung_CREATE | 2001009 | 1 | Recht, Bescheinigungen zu erstellen. |
| 472 | Module - sgbachtbescheinigung_DELETE | 2001009 | 4 | Recht, Bescheinigungen zu löschen. |
| 471 | Module - sgbachtbescheinigung_DOWNLOAD | 2001009 | 10 | Recht, Bescheinigungen als PDF herunterzuladen. |
| 469 | Module - sgbachtbescheinigung_READ | 2001009 | 2 | Recht, Liste von Bescheinigungen zu sehen. Muss zusammen mit SHOW_TAB Recht vergeben werden. |
| 473 | Module - sgbachtbescheinigung_SHOW_TAB | 2001009 | 8 | Recht, beim Mitglied den Tab mit Bescheinigungen zu sehen. Muss zusammen mit READ Recht vergeben werden. |
ID | Name | ID Menu | ID Recht | Bemerkungen |
| 466 | Mgl-Verwaltung - Eigene SGB VIII-Bescheinigungen ansehen | 5000 | 113 | Recht, eigene Bescheinigungen einzusehen. |
| 467 | Mgl-Verwaltung - Eigene SGB VIII-Bescheinigungen herunterladen | 5000 | 114 | Recht zum Download eigener Bescheinigungen. |
Antragsunterlagen für andere Mitglieder herunterladen
| ID | Name | ID Menu | ID Recht | Bemerkungen |
|---|---|---|---|---|
| 665 | Mgl-Verwaltung - Antragunterlagen SGB VIII-Führungszeugnisse für andere Mitglieder erstellen | 5000 | 113 | Recht, die Antragsunterlagen für andere Mitglieder herunterladen zu können |