Grundsätzlich können Mitglieder nicht einfach gelöscht werden, sondern es kann erst einmal nur die Mitgliedschaft beendet werden. Dieser Prozess beinhaltet zuerst einmal die automatische Beendigung aller aktiven Tätigkeitszuordnungen, und anschließend werden entweder alle Daten gelöscht oder es wird nur der Status des Mitglieds umgesetzt.
Die Option zum Beenden der Mitgliedschaft ist - entsprechende Rechte vorausgesetzt - immer vorhanden, da eine Prüfung auf den Status aktiv/inaktiv eines Mitglieds erst dann möglich ist, wenn die Funktion ausgeführt wird (verfügbare Rechte/Operationen werden beim Aufbau der Masken nicht im Hinblick auf Eigenschaften eines konkreten Datensatzes geprüft). Insofern steht die Option auch bei Mitgliedern zur Verfügung, deren Mitgliedschaft bereits beendet wurde. |
Je nach Konfiguration bei einem konkreten Mitglied bzw. Systemkonfiguration gibt es in bezug auf die Handhabung gespeicherter Daten zwei Fälle für das Beenden der Mitgliedschaft.
Je nach Anwendung der Datenlöschung führt das Beenden einer Mitgliedschaft zur kompletten Löschung des Mitglieds, oder nur zu einer Statusänderung von AKTIV zu INAKTIV.
Es ist nicht möglich, beide Varianten (Definition beim Mitglied und Definition auf Basis von Tätigkeiten) gleichzeitig zu verwenden. |
Mitglieder, deren Mitgliedschaft beendet wurde (Status INAKTIV oder tatsächlich gelöscht) oder inaktive Mitglieder, die später gelöscht werden, werden bei der Abrechnung grundsätzlich erfasst (siehe Verbandsabrechnung), es sei denn, dies wurde unter System anders eingestellt. Für die Mitgliedsabrechnung ergibt sich jedoch bei endgültig gelöschten Mitgliedern das Problem, dass diese über das Mitglieder-Interface nicht mehr aufgerufen werden können, und damit können sie auch nicht mehr abgerechnt werden. Das System prüft seit Version 1.4.1.x. beim Beenden der Mitgliedschaft oder beim Löschen des inaktiven Mitglieds, ob ein Mitglied möglicherweise noch abrechnungstechnisch relevant wäre (Mitgliedsabrechnung), in diesem Fall kann das Mitglied nicht gelöscht werden. |
Das Mitglied hat einer weiteren Datenverwendung nicht zugestimmt. Die Daten werden komplett gelöscht. Das Mitglied taucht nicht mehr in der Mitgliedsverwaltung auf.
Bei Konfiguration auf Ebene von Tätigkeiten mit Datenerhaltung (und nicht beim Mitglied, siehe Tätigkeiten (Funktionen)) wird ein entsprechend abweichender Meldungstext angezeigt.
Mit "Bestätigen" werden die Daten gelöscht. "Abbrechen" bricht den Vorgang ab.
Sollten für das Mitglied - im Hinblick auf das gewählte Datum für das Ende der Mitgliedschaft - noch offene Beitragszahlungen (noch nicht abgerechnete Beiträge) vorliegen, so kann die Mitgliedschaft in diesem Fall nicht beendet werden. Die Prüfung bezieht sich auf die Mitgliedsabrechnung sowie die Verbandsabrechnung. Hintergrund ist, dass ein gelöschtes Mitglied in der Mitgliedsabrechnung gar nicht mehr abgerechnet werden kann, und bei der Verbandsabrechnung Informationen wie Name etc. fehlen würden.
Wenn die Abrechnung im Moment nicht erfolgen kann, empfiehlt es sich - soweit nach Systemkonfiguration möglich - die Datenweiterverwendung des Mitglieds auf "ja" zu setzen und die Mitgliedschaft dann zu beenden. Damit kommt das Mitglied in den Status inaktiv (siehe unten) und kann später normal abgerechnet werden. Ist es abgerechnet, kann es endgültig gelöscht werden (siehe unten). |
Die erfolgreiche Beendigung der Mitgliedschaft wird mit einer Meldung bestätigt. Die personenbezogenen Daten wurden komplett gelöscht und das Mitglied taucht nicht mehr in der Mitgliedsverwaltung auf. Personenbezogene Daten sind in folgende Felder gespeichert:
Kontoverbindung, Geburtsdatum und die Abrechnungen werden nicht gelöscht.
Auch wenn die Daten gelöscht werden, behält das System einen sog. Hash-Wert für das Mitglied, der aus bestimmten Daten ermittelt wird. Es ist nicht möglich, aus diesem Hash-Wert in irgendeiner Form Rückschlüsse zu den Daten des Mitglieds zu ziehen bzw. diese zu rekonstruieren. Der Hash-Wert wird verwendet, um bei der Anlage von Probemitgliedschaften zu verhindern, dass bereits im System geführte und wieder gelöschte Mitglieder nochmals Probemitglied werden können. |
Das Mitglied hat einer weiteren Datenverwendung zugestimmt. Die Daten bleiben erhalten, das Mitglied wird in seiner Gruppierung mit dem Status "inaktiv" angezeigt.
(abweichende Meldung bei Konfiguration auf Ebene von Tätigkeiten mit Datenerhaltung).
Mit "Bestätigen" wird das Mitglied in den Status INAKTIV überführt. "Abbrechen" bricht den Vorgang ab. Die erfolgreiche Beendigung der Mitgliedschaft wird mit einer Meldung bestätigt.
Aktive Mitglieder (= Mitglieder mit mindestens einer aktiven Tätigkeitszuordnung) sollten den Status AKTIV haben. Es gibt jedoch keinen technischen Zusammenhang zwischen dem Status AKTIV und dem Vorhandensein aktiver Tätigkeitszuordnungen. Auch wenn manuell alle aktiven Tätigkeitszuordnungen beendet werden oder wenn eine Probemitgliedschaft automatisch endet, so ändert sich dieser Status nicht.
Mitglieder im Status INAKTIV können bearbeitet werden, es ist jedoch nocht möglich, ihnen neue Tätigkeiten zuzuweisen oder bestehende Tätigkeitszuordnungen zu bearbeiten (siehe Zugeordnete Tätigkeiten (Tätigkeitszuordnungen)). Dazu muss das Mitglied erst wieder aktiviert werden. |
Eine Mitgliedschaft kann dann nicht beendet werden, wenn das Mitglied aktive Tätigkeitszuordnungen aufweist, die nicht automatisch beendet werden können. Dies ist der Fall für sogenannte Übergabetätigkeiten (siehe Tätigkeiten (Funktionen)). Übergabetätigkeiten sind Tätigkeiten, die in einer Gruppierung absolut zwingend sind, so dass es nicht vorkommen darf, dass sie von keinem Mitglied der Gruppierung ausgeübt werden. In diesem Fall wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Die Tätigkeit muss manuell beendet werden (und natürlich sollte sie in diesem Zusammenhang unbedingt einem anderen Mitglied zugewiesen werden).
Das Löschen von Mitgliedern über die Funktion "Löschen" ist nur möglich, wenn diese im Status
sind. In diesen Status können Mitglieder nur gelangen, wenn ihre Mitgliedschaft beendet wurde und sie der weiteren Verwendung ihre Daten zugestimmt haben (s.o.).
Auch wenn die Daten gelöscht werden, behält das System einen sog. Hash-Wert für das Mitglied, der aus bestimmten Daten ermittelt wird. Es ist nicht möglich, aus diesem Hash-Wert in irgendeiner Form Rückschlüsse zu den Daten des Mitglieds zu ziehen bzw. diese zu rekonstruieren. Der Hash-Wert wird verwendet, um bei der Anlage von Probemitgliedschaften zu verhindern, dass bereits im System geführte und wieder gelöschte Mitglieder nochmals Probemitglied werden können. |
Der Versuch, ein aktives Mitglied zu löschen führt zu einer Fehlermeldung:
Die Funktion steht über der Liste bzw. auf rechten Mausklick beim Mitglied zur Verfügung:
Sie erhalten nochmal eine Nachfrage und können die Aktion dann entweder mit "Ja" bestätigen oder mit "Nein" abbrechen:
Falls noch offene Beitragszahlungen existieren, ist es nicht möglich, das Mitglied zu löschen (siehe oben).
Die erfolgreiche Löschung wird mit folgender Meldung bestätigt:
Sofern das System so konfiguriert wurde, dass bestimmte Tätigkeiten automatisch dazu führen, dass Daten beim Beenden einer Mitgliedschaft nie gelöscht werden können (Tätigkeiten mit Datenerhaltung), ist es nicht möglich, ein inaktives Mitglied endgültig zu löschen (siehe Tätigkeiten (Funktionen) bzw. Tätigkeiten (Mitgliedschaften) sowie System).
| zu Status | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|
| Von Status | aktiv | inaktiv | geloescht | archiviert | gesperrt | |
| aktiv | 1) |  | |  Mitglied sperren | ||
| inaktiv | 4) | 2) | 5) | |||
| geloescht | | |||||
| archiviert | | 3) | ||||
| gesperrt |
1) Mitgliedschaft beenden
2) Mitglied löschen
3, 5) Manuell: Definition abhängig vom Verband - Definition / Hintergrund Job
Ab Version 1.5.5.0 einstellbar. Abhängig von der Konfiguration (Einstellung der Dauer; annonymisierung Daten und Umsetzung Status durch System Job)
4) Mitglied aktivieren
Sofern der Benutzer die folgenden Rechte hat
5) Manuell: Defintion abhängig vom Verband
| sichtbar in | ||||
|---|---|---|---|---|
| Mitgliederverwaltung | SysAdmin | Datenbank | Bemerkung | |
| aktiv | | |||
| inaktiv | | | | |
| geloescht |  | | | Der Datensatz ist noch vorhanden, jedoch anonymisiert. Felder mit Bezug zu persönlichen Daten werden gelöscht. D.h.: er kann nur noch für statistische Zwecke genutzt werden. Beispiel: Wie viele Mitglieder waren am 01.01.xx aktiv. Die Identifikation ist - sobald die Historie gelöscht ist - mit den Daten aus der Datenbank nicht mehr möglich. |
| archiviert | / | | | (intern GELOESCHT_ALT) |
| gesperrt | | | | Nur für Mitglieder, die das Recht haben Anzeige Mgl alt, gesperrt (5000 / 821) |
: Der Identitätsdatensatz enthält keine Referenz mehr, der ohne erheblichen Aufwand, innerhalb des Systems auf die Person schließen lässt