Veranstaltungen können ausschließlich hier in der Gruppierungsverwaltung angelegt werden. Mitglieder einladen und hinzufügen ist ausschließlich in der Mitglieder- bzw. Kontaktverewaltung möglich (siehe Zu Veranstaltung einladen und Zu Veranstaltung hinzufügen). Teilnehmer verwalten und Veranstaltungen bearbeiten (aber nicht anlegen) ist unter Veranstaltungsverwaltung möglich. Allgemeine Informationen zum Veranstaltungs-Modul finden sich hier: Veranstaltungsverwaltung.
Optionales Modul. Nur verfügbar, wenn separat lizensiert.
Veranstaltungsliste
Die Konfiguration der verfügbaren Spalten ist kundenindividuell.
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Titel | Veranstaltungsname, komplett. | |
| Kurzname | Kurzname der Veranstaltung. | |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung der Veranstaltung. | |
| Datum von | Beginn der Veranstaltung | |
| Datum bis | Ende der Veranstaltung | |
| Anmeldung von | Beginn der Anmeldefrist. Angabe in Tagen vor dem Veranstaltungsdatum (Beginn). 0 bedeutet keine Restriktion. | |
| Anmeldung bis | Ende der Anmeldefrist. Angabe in Tagen vor dem Veranstaltungsdatum (Beginn). 0 bedeutet keine Restriktion. | |
| Max. Teilnehmerzahl | Maximale Anzahl von Teilnehmern. 0 bedeutet keine Restriktion. | |
| Max. Anzahl Begleiter | Maximale Anzahl von Begleitern pro Teilnehmer. 0 bedeutet keine Restriktion. | Begleiter werden nicht auf die maximale Anzahl der Teilnehmer angerechnet. |
| Max. Anzahl Warteliste | Nicht implementiert. | |
| SignIn-Typ | Legt fest, wer für die Veranstaltung Teilnehmer einladen und hinzufügen kann.
| Details s.u. |
| Teilnehmer-Beschränkung | Teilnehmer können aus der kompletten Organisation oder nur aus der anlegenden Gruppierung kommen.
| Details s.u. |
| Status |
| Details s.u. |
| Veranstaltungs-Administrator | Der Benutzer, der die Veranstaltung anlegt. Nicht änderbar. | Details s.u. |
| Besitzer-Gruppierung | Gruppierung, in der (für die) die Veranstaltung angelegt wurde. Nicht änderbar. | Details s.u. |
Anlegen, bearbeiten, löschen
Veranstaltungen können ausschließlich in der Gruppierungsverwaltung angelegt werden, Veranstaltungen bearbeiten (aber nicht anlegen) ist auch unter Veranstaltungsverwaltung möglich.
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Titel | Veranstaltungsname, komplett. | |
| Kurzname | Kurzname der Veranstaltung. | |
| Beschreibung | Optionale Beschreibung der Veranstaltung. | |
| Datum von | Beginn der Veranstaltung | |
| Datum bis | Ende der Veranstaltung | |
| Anmeldung von | Beginn der Anmeldefrist. Angabe in Tagen vor dem Veranstaltungsdatum (Beginn). 0 bedeutet keine Restriktion. | |
| Anmeldung bis | Ende der Anmeldefrist. Angabe in Tagen vor dem Veranstaltungsdatum (Beginn). 0 bedeutet keine Restriktion. | |
| Max. Teilnehmerzahl | Maximale Anzahl von Teilnehmern. 0 bedeutet keine Restriktion. | |
| Max. Anzahl Begleiter | Maximale Anzahl von Begleitern pro Teilnehmer. 0 bedeutet keine Restriktion. | Begleiter werden nicht auf die maximale Anzahl der Teilnehmer angerechnet. |
| Max. Anzahl Warteliste | Nicht implementiert. | |
| SignIn-Typ | Legt fest, wer für die Veranstaltung Teilnehmer einladen und hinzufügen kann.
| Details s.u. |
| Teilnehmer-Beschränkung | Teilnehmer können aus der kompletten Organisation oder nur aus der anlegenden Gruppierung kommen.
| Details s.u. |
| Status |
| Details s.u. |
| Veranstaltungs-Administrator | Der Benutzer, der die Veranstaltung anlegt. Nicht änderbar. | Details s.u. |
| Besitzer-Gruppierung | Gruppierung, in der (für die) die Veranstaltung angelegt wurde. Nicht änderbar. | Details s.u. |
Veranstaltungen können nicht mehr gelöscht werden, wenn bereits Teilnehmer eingeladen oder honzufegügt wurden.
Administrator einer Veranstaltung
Der Administrator eines Veranstaltung ist derjenige Benutzer, der die Veranstaltung angleget hat. Je nach Rechtekonfiguration kann nur dieser Benutzer die Veranstaltung verwalten. Es ist generell jedoch möglich, anderen Benutzern aus der gleichen Gruppierung oder auch anderen Gruppierungen Rechte zu geben, die Veranstaltung zu verwalten. Es ist nicht möglich, den Administrator nachträglich zu ändern
Besitzer-Gruppierung einer Veranstaltung
Der sog. Besitzer einer Veranstaltung ist immer die Gruppierung, in der (für die) die Veranstaltung angelegt wurde. Bei Benutzern mit Zugriff auf mehrere Gruppierungen ergibt sich dies daraus, wo im Gruppierungsbaum der Benutzer sich befindet, wenn der die Veranstaltung anlegt. Es ist nicht möglich, den Besitzer nachträglich zu ändern.
Der Besitzer einer Veranstaltung ist vor allem dann relavant, wenn als Teilnehmer-Beschränkung die Gruppierung gewählt wird (s.u.).
SignIn-Typ einer Veranstaltung
Der Zugriffstyp einer Veranstaltung legt fest, wer
| Typ | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| OWNER | Nur Administratoren der Besitzer-Gruppierung können die Veranstaltung verwalten sowie Teilnehmer einladen und zur Veranstaltung hinzufügen. Dies ist die Vorbelegung. | Dies ist die empfohlene Konfiguration. |
| VIEWER | Jeder Benutzer mit den entsprechenden allgemeinen Rechten kann Mitglieder einladen oder Teilnehmer zu einer solchen Veranstaltung hinzufügen. Sofern Zugriff auf die Veranstaltungsverwaltung besteht (siehe Veranstaltungsverwaltung), können die Teilnehmer dort auch administriert werden. | Dies ist nur dann sinnvoll, wenn es ermöglicht werden soll, dass etwa für eine organisationsübergriefende Veranstaltung Teilnehmer dezentral eingeladen und verwaltet werden sollen. Sofern sich jedoch Zugriffsrechte der Administratoren auf Mitglieder überschneiden (was der Regelfall sein dürfte), besteht dann immer die Gefahr, dass z.B. Einladungen doppelt erfolgen oder nicht klar ist, wer für welche Mitglieder zuständig ist. |
Das Setzen des SignIn-Typs VIEWER führen dazu, dass jeder Benutzer mit den entsprechenden allgemeinen Rechten z.B. Mitglieder einladen oder Teilnehmer zu einer solchen Veranstaltung hinzufügen kann.
Status einer Veranstaltung
| Status | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
INAKTIV | Veranstaltung (noch) nicht aktiv. | Veranstaltung nicht verfügbar für Einladen/Hinzufügen. |
| AKTIV | Veranstaltung aktiv und verfügbar. | Veranstaltung verfügbar für Einladen/Hinzufügen. |
| BEENDET | Veranstaltung abgelaufen (muss manuell gesetzt werden). | Veranstaltung nicht verfügbar für Einladen/Hinzufügen. |
| ARCHIVIERT | Veranstaltung soll archiviert werden (muss manuell gesetzt werden). | Veranstaltung nicht verfügbar für Einladen/Hinzufügen. |
Der Status muss immer manuell gesetzt werden. Es gibt keinen automatisierten - etwa datumsbasierten - Statuswechsel. Verbleibt eine Veranstaltung im Status AKTIV, so können auch nach gegebenenfalls Ablauf weiter Teilnehmer eingeladen oder hinzugefügt werden. Um dies zu vermeiden, sollte bei einer Veranstaltung immer der Zeitraum der Anmeldung von-bis separat festgelegt werden.
Rechte
Benutzer erhalten Rechte über die Zuordnung von (MV) Rechtegruppen (Gruppen (MV)) via Tätigkeitszuordnungen (Zugeordnete Tätigkeiten (Tätigkeitszuordnungen)). Folgende Rechte sind konfigurierbar:
ID | Name | ID Menu | ID Recht | Bemerkungen |
| 543 | Grp-Admin - Veranstaltungen | 5500 | 1 | Genereller Zugriff auf den Reiter "Veranstaltungen". |
| 564 | Module - veranstaltung_CREATE | 3001001 | 1 | Veranstaltungen für Gruppierung anlegen. |
| 562 | Module - veranstaltung_UPDATE | 3001001 | 3 | Veranstaltungen für Gruppierung bearbeiten. |
| 566 | Module - veranstaltung_DELETE | 3001001 | 4 | Veranstaltungen für Gruppierung löschen. |
| 563 | Module - veranstaltung_READ | 3001001 | 2 | Veranstaltungen für Gruppierung sehen. |
| 567 | Module - veranstaltung_SHOW_TAB | 3001001 | 8 | nicht benötigt |
Um zu vermeiden, dass ungewollt zahlreiche administrative Benutzer die in einer Gruppierung angelegten Veranstaltungen verwalten können (was zu Chaos führen wird), ist dringend davon abzuraten, diese Rechte als Baumrechte zu vergeben! Es sollte immer eine eigene Rechtegruppe für diese Rechte definiert werden, um die Zuordnung der Rechte transparent zu halten.