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Mitgliedschaft beenden
Je nach Konfiguration bei einem konkreten Mitglied bzw. Systemkonfiguration gibt es in bezug auf die Handhabung gespeicherter Daten zwei Fälle für das Beenden der Mitgliedschaft.
Beim Mitglied kann in den Basisdaten festgelegt werden, ob die Daten des Mitglieds bei Beendigung der Mitgliedschaft weiter im System geführt werden dürfen, oder ob sie komplett gelöscht werden müssen. Je nach Konfiguration bei einem konkreten Mitglied gibt es daher zwei Fälle für das Beenden der MitgliedschaftIm Standard werden Daten immer komplett gelöscht.
Alternativ zu dieser Logik ist es auch möglich, diese Konfiguration nicht mitgliedsspezifisch zu setzen, sondern global bestimmte Tätigkeiten zu definieren, die dazu führen, dass Mitgliedsdaten nicht mehr gelöscht werden können, wenn ein Mitglied einmal eine solche Tätigkeit ausgeübt hat (Tätigkeiten mit Datenerhaltung, siehe Tätigkeiten (Funktionen) bzw. Tätigkeiten (Mitgliedschaften) sowie System). Bei dieser Konfiguration werden dann Daten immer gelöscht, es sei denn, dass Mitglied hat einmal eine Tätigkeit mit Nicht-Löschung von Daten ausgeübt.
| Tip |
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Es ist nicht möglich, beide Varianten (Definition beim Mitglied und Definition auf Basis von Tätigkeiten) gleichzeitig zu verwenden. |
| Note |
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Mitglieder, deren Mitgliedschaft beendet wurde (Status INAKTIV oder tatsächlich gelöscht) oder inaktive Mitglieder, die später gelöscht werden, werden bei der Abrechnung nicht erfasst (siehe Rechnungsverwaltung). Das System prüft beim Beenden der Mitgliedschaft nicht, ob ein Mitglied möglicherweise noch abrechnungstechnisch relevant wäre! |
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Das Mitglied hat einer weiteren Datenverwendung nicht zugestimmt. Die Daten werden komplett gelöscht. Das Mitglied taucht nirgends mehr auf.
Bzw. (bei Konfiguration auf Ebene von Tätigkeiten mit Datenerhaltung):
XXX
Mit "Fortfahren" werden die Daten gelöscht. "Schließen" bricht den Vorgang ab.
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Das Mitglied hat einer weiteren Datenverwendung zugestimmt. Die Daten bleiben erhalten, das Mitglied wird in seiner Gruppierung mit dem Status "inaktiv" angezeigt.
Bzw. (bei Konfiguration auf Ebene von Tätigkeiten mit Datenerhaltung):
XXX
Mit "Fortfahren" wird das Mitglied in den Status inaktiv überführt. "Schließen" bricht den Vorgang ab. Die erfolgreiche Beendigung der Mitgliedschaft wird mit folgender Meldung bestätigt:
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Soll das Mitglied nun doch noch endgültig mit allen Daten gelöscht werden, dann geschieht dies über "Mitglied löschen" (s.u.). Soll es wieder aktiviert werden, siehe Mitglied aktivieren.
Mitgliedschaft beenden nicht möglich (Übergabetätigkeiten)
Eine Mitgliedschaft kann dann nicht beendet werden, wenn das Mitglied aktive Tätigkeitszuordnungen aufweist, die nicht automatisch beendet werden können. Dies ist der Fall für sogenannte Übergabetätigkeiten (siehe Tätigkeiten (Funktionen)). Übergabetätigkeiten sind Tätigkeiten, die in einer Gruppierung absolut zwingend sind, so dass es nicht vorkommen darf, dass sie von keinem Mitglied der Gruppierung ausgeübt werden. In diesem Fall wird eine entsprechende Meldung angezeigt. Die Tätigkeit muss manuell beendet werden (und natürlich sollte sie in diesem Zusammenhang unbedingt einem anderen Mitglied zugewiesen werden).
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Die erfolgreiche Löschung wird mit folgender Meldung bestätigt:
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Mitglied löschen nicht möglich
Sofern das System so konfiguriert wurde, dass bestimmte Tätigkeiten automatisch dazu führen, dass Daten beim Beenden einer Mitgliedschaft nie gelöscht werden können (Tätigkeiten mit Datenerhaltung), ist es nicht möglich, ein inaktives Mitglied endgültig zu löschen (siehe Tätigkeiten (Funktionen) bzw. Tätigkeiten (Mitgliedschaften) sowie System).