Nur verfügbar, falls das Modul "SEPA-Lastschriften" lizensiert wurde.
Sofern Mitglieder per Lastschrift abgerechnet werden sollen, muss nach Rechtslage für SEPA-Lastschriften ein gültiges Mandat vorliegen. Hier können Mandate erstellt und verwaltet werden.
Mandat erstellen
Mandate müssen für alle Mitglieder erstellt werden, die in ihrer Kontoverbindung als Zahlungsart "Lastschrift" ausgewählt haben. Siehe Basisdaten Mitglied / Mitglied anlegen. Im allgemeinen ist der Ablauf wie folgt:
- Anlage eines neuen Mitglieds
- Definition, ob Lastschrift oder Überweisung
- Erzeugung eines Mandates
- Druck des Mandates
- Unterschrift unter Mandat, ggf. steht IBAN und BIC erst jetzt fest
- Aktualisierung des Mandates mit IBAN (Änderung nicht möglich, nur einmalige Eingabe).
Ein neues Mandat für ein Mitglied wird aus der "Bearbeiten"- oder "Anzeigen"-Maske des Mitglieds im Tab "Mandate Mitglied" über "Anlegen" erzeugt.
Folgende Maske erscheint:
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Mitglied (Debitor) | ||
| IBAN | IBAN des Mitglieds. | Es ist möglich, das Mandat ohne IBAN zu erzeugen und diese erst nachträglich einzupflegen. |
| Info | Optionaler Hinweistext. | |
| Status | Status des Mandats. |
|
| Ablaufdatum | Möglichkeit, das Mandat zeitlich zu befristen. |
Grundsätzlich sollten für alle Mitglieder, welche per Lastschrift abgerechnet werden sollen, vor der ersten Abrechnung Mandate im System erstellt und beim Mitglied eingeholt (unterschrieben) werden. Da dies in der Realität jedoch oft nicht der Fall sein wird, werden fehlende oder ungültige/abgelaufene Mandate automatisch beim Abrechnen von Mitgliedern erstellt (siehe Mitgliedsabrechnung), da ansonsten überhaupt keine Abrechnung und gültige SEPA-Lastschrift-Datei erstellt werden kann. So kann der Prozess von Abrechnung und Lastsschrift stattfinden, auch wenn im Vorfeld keine Mandate eingeholt wurden.
- kein gültiges Mandat haben
- kein angelegtes Mandat haben (CREATED)
Mandat drucken/einholen (Mandatsanfrage)
Das Erzeugen eines Mandats im System ist ein rein technischer Prozess, der notwendig ist, um SEPA-Lastschriften vornehmen zu können - rechtlich wird das Mandat jedoch nur durch Unterschrift des Mitglieds gültig. Nach Erzeugung des Mandats ist es also notwendig, dass der Debitor (das Mitglied) das Mandat erhält und unterschrieben zurückliefert. Dafür bietet das System die Möglichkeit, das Mandat als PDF auszudrucken.
Markieren Sie ein Mandat - oder mehrere Mandate - und Klicken Sie auf "Mandatsanfrage".
Sie erhalten das bzw. die Mandate als PDF-Datei.
Die für das Mandat verwendete Vorlage kann individuell angepasst werden (siehe dazu Modul Vorlagen). Das System bringt eine Vorlage mit, die auf einem Muster der deutschen Kreditwirtschaft beruht.
Mandate verwalten
Mandate für ein Mitglied werden aus der "Bearbeiten"- oder "Anzeigen"-Maske des Mitglieds im Tab "Mandate Mitglied" verwaltet.
Beim Bearbeiten eines Mandats erscheint folgende Maske:
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Mandatskey | Eindeutiger Schlüssel für das Mandat. | Die Eindeutigkeit des Mandats muss durch den Mandatskey in Verbindung mit dem Debitor (hier Mitglied) definiert sein. D.h. es darf je Debitor nur ein Mandat geben. Im System ist der Mandatskey über alle Debitoren eindeutig. |
| Gläubiger-ID-Nr. | Gläubigeridentifikationsnummer | Die Gläubigeridentifikationsnummer ist eine eindeutige Nummer, sie wird von der Bundesbank vergeben. Eine Änderung der Kontoverbindung des Kreditors bedarf keiner neuen Mandatserteilung, eine Änderung des Debitorenkontos hingegen schon. |
| Mitglied (Debitor) | Name des Mitglieds. | |
| IBAN | IBAN des Mitglieds. | Es ist möglich, das Mandat ohne IBAN zu erzeugen und diese erst nachträglich einzupflegen. Nach einmaliger Eingabe ist jedoch eine Änderung nicht mehr möglich. |
| Info | Optionaler Hinweistext. | |
| Status | Status des Mandats. |
|
| Ablaufdatum | Möglichkeit, das Mandat zeitlich zu befristen. | |
| Datum Unterschrift | Das Unterschrifts-Datum wird in jedem Fall zum Erzeugungszeitpunkt des Mandates vom System mit dem aktuellen Systemdatum belegt und ist nicht änderbar. | Es handelt sich nicht um das tatsächliche Datum, an dem unterschrieben wird/wurde. |
| Letzte Lastschrift | Wird mit dem Datum des letzten Einzugs aktualisiert. | |
| Gültig | Gültigkeitsstatus des Mandats. Wird vom System ermittelt. | Ungültig sind
|
Beim Ausdruck des Mandates als PDF (s.o.) werden der Mandatskey, das Unterschrifts-Datum , Kontoinhaber, IBAN und BIC - sofern vorhanden - angedruckt.
Sonstiges:
- Mandate sind kreditorisch einer Verbandseinheit zugeordnet und debitorisch einem Debitor. Zulässige (bzw. mögliche) Debitoren sind Mitglieder und Gruppierungen
- Aus der Zuordnung Verbandseinheit (= Gläubigeridentification) zu Mandate je Kreditor / Debitor kann nicht abgeleitet werden, dass ein Mandat für ein Konto (also eine IBAN) für andere Debitoren verwendet werden kann.