Nur verfügbar, falls das Modul "SEPA-Lastschriften" lizensiert wurde.
Da im Rahmen der Verbandsabrechnung (siehe Verbandsabrechnung) Lastschriften zwischen Gruppierungen möglich sind, existiert auch eine Mandatsverwaltung für Gruppierungen. Im Gegensatz zur Logik bei der Mandatsverwaltung der Mitglieder (siehe Mandate (Mitglied)) werden hier jedoch nicht die Mandate der Gruppierung selbst verwaltet (= Gruppierung ist Debitor), sondern die Mandate derjenigen Gruppierungen, von denen die aktuelle Gruppierung Lastschriften einzieht (= Gruppierung ist Kreditor).
Mandat erstellen
Mandate müssen für alle Gruppierungen erstellt werden, die in ihrer Kontoverbindung als Zahlungsart "Lastschrift" ausgewählt haben. Siehe Basisdaten Mitglied / Mitglied anlegen.
Folgende Maske erscheint beim Anlegen eines neuen Mandats:
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Debitor Gruppierung | Name und Nummer der Debitor-Gruppierung | |
| Debitor-IBAN | IBAN des Debitors (der Debitor-Gruppierung). | Es ist möglich, das Mandat ohne IBAN zu erzeugen und diese erst nachträglich einzupflegen. |
| Info | Optionaler Hinweistext. | |
| Status | Status des Mandats. |
|
| Ablaufdatum | Möglichkeit, das Mandat zeitlich zu befristen. |
Grundsätzlich sollten für alle Gruppierungen, welche per Lastschrift abgerechnet werden sollen, vor der ersten Abrechnung Mandate im System erstellt und bei der jeweiligen Gruppierung eingeholt (unterschrieben) werden. Da dies in der Realität jedoch oft nicht der Fall sein wird, werden fehlende oder ungültige/abgelaufene Mandate automatisch beim Abrechnen von Gruppierungen erstellt (siehe Verbandsabrechnung), da ansonsten überhaupt keine Abrechnung und gültige SEPA-Lastschrift-Datei erstellt werden kann. So kann der Prozess von Abrechnung und Lastsschrift stattfinden, auch wenn im Vorfeld keine Mandate eingeholt wurden.
- kein gültiges Mandat haben
- kein angelegtes Mandat haben (CREATED)
Mandat drucken/einholen (Mandatsanfrage)
Das Erzeugen eines Mandats im System ist ein rein technischer Prozess, der notwendig ist, um SEPA-Lastschriften vornehmen zu können - rechtlich wird das Mandat jedoch nur durch Unterschrift der Debitor-Gruppierung gültig. Nach Erzeugung des Mandats ist es also notwendig, dass der Debitor (die Gruppierung) das Mandat erhält und unterschrieben zurückliefert. Dafür bietet das System die Möglichkeit, das Mandat als PDF auszudrucken.
Markieren Sie ein Mandat (oder mehrere Mandate) und Klicken Sie auf "Mandatsanfrage".
Sie erhalten das bzw. die Mandate als PDF-Datei.
Die für das Mandat verwendete Vorlage kann individuell angepasst werden (siehe dazu Modul Vorlagen). Das System bringt eine Vorlage mit, die auf einem Muster der deutschen Kreditwirtschaft beruht.
Mandate verwalten
Mandate einer Gruppierung, d.h. die Mandate, bei denen die Gruppierung Kreditor ist, werden im Tab "Mandate" verwaltet.
Beim Bearbeiten eines Mandats erscheint folgende Maske:
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Mandatskey | Eindeutiger Schlüssel für das Mandat. | Die Eindeutigkeit des Mandats muss durch den Mandatskey in Verbindung mit dem Debitor (hier Gruppierung) definiert sein. D.h. es darf je Debitor nur ein Mandat geben. Im System ist der Mandatskey über alle Debitoren eindeutig. |
| Gläubiger-ID-Nr. | Gläubigeridentifikationsnummer | Die Gläubigeridentifikationsnummer ist eine eindeutige Nummer, sie wird von der Bundesbank vergeben. Eine Änderung der Kontoverbindung des Kreditors bedarf keiner neuen Mandatserteilung, eine Änderung des Debitorenkontos hingegen schon. |
| Debitor-Gruppierung | Name der Gruppierung. | |
| Debitor-IBAN | IBAN der Debitor-Gruppierung. | Es ist möglich, das Mandat ohne IBAN zu erzeugen und diese erst nachträglich einzupflegen. Nach einmaliger Eingabe ist jedoch eine Änderung nicht mehr möglich. |
| Info | Optionaler Hinweistext. | |
| Status | Status des Mandats. |
|
| Datum Unterschrift | Das Unterschrifts-Datum wird in jedem Fall zum Erzeugungszeitpunkt des Mandates vom System mit dem aktuellen Systemdatum belegt und ist nicht änderbar. | Es handelt sich nicht um das tatsächliche Datum, an dem unterschrieben wird/wurde. |
| Letzte Lastschrift | Wird mit dem Datum des letzten Einzugs aktualisiert. | |
| Gültig | Gültigkeitsstatus des Mandats. Wird vom System ermittelt. | Ungültig sind
|
Beim Ausdruck des Mandates als PDF (s.o.) werden der Mandatskey, das Unterschrifts-Datum , Kontoinhaber, IBAN und BIC - sofern vorhanden - angedruckt.
Sonstiges:
- Mandate sind kreditorisch einer Verbandseinheit zugeordnet und debitorisch einem Debitor. Zulässige (bzw. mögliche) Debitoren sind Mitglieder und Gruppierungen
- Aus der Zuordnung Verbandseinheit (= Gläubigeridentification) zu Mandate je Kreditor / Debitor kann nicht abgeleitet werden, dass ein Mandat für ein Konto (also eine IBAN) für andere Debitoren verwendet werden kann.