Nur verfügbar, falls das Modul "SEPA-Lastschriften" lizensiert wurde.
Sofern Mitglieder per Lastschrift abgerechnet werden sollen, muss nach Rechtslage für SEPA-Lastschriften ein gültiges Mandat vorliegen. Hier können Mandate erstellt und verwaltet werden.
Allgemeine Informationen finden sich hier:
https://www.sepadeutschland.de/de/sepa-lastschrift
Mandat erstellen
Mandate müssen für alle Mitglieder erstellt werden, die in ihrer Kontoverbindung als Zahlungsart "Lastschrift" ausgewählt haben. Siehe Basisdaten Mitglied.
Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
---|---|---|
Mitglied (Debitor) | ||
IBAN | IBAN des Mitglieds. | |
Info | Optionaler Hinweistext. | |
Status | Status des Mandats. |
|
Ablaufdatum | Möglichkeit, das Mandat zeitlich zu befristen. |
Grundsätzlich sollten für alle Mitglieder, welche per Lastschrift abgerechnet werden sollen, vor der ersten Abrechnung Mandate im System erstellt und beim Mitglied eingeholt (unterschrieben) werden. Da dies in der Realität jedoch oft nicht der Fall sein wird, werden fehlende oder ungültige/abgelaufene Mandate automatisch beim Abrechnen von Mitgliedern erstellt (siehe Mitgliedsabrechnung), da ansonsten überhaupt keine Abrechnung und gültige SEPA-Lastschrift-Datei erstellt werden kann. So kann der Prozess von Abrechnung und Lastsschrift stattfinden, auch wenn im Vorfeld keine Mandate eingeholt wurden. Dies ist zur Vermeidung der entsprechenden Konsequenzen natürlich anschließend umgehend zu tun!
Mandat einholen (Mandatsanfrage)
Mandate verwalten
Übersicht:
Allgmeiner Ablauf:
Im allgemeinen ist der Ablauf wie folgt:
Mitgliederverwaltung Anlage / Pflege Mitglied:
- Anlage eines neuen Mitglieds
- Definition, ob Lastschrift und / oder Überweisung
- Erzeugung eines Mandates (aus Mitglieder-Interface, Tab Mandate)
- Druck des Mandates
- Unterschrift unter Mandate, ggf. steht IBAN und BIC erst jetzt fest
- Aktualisierung des Mandates mit IBAN (Änderung nicht möglich, nur Eingabe)
Rechnungsprozess:
- Erstellung einer Rechnung ggf. für mehrere oder alle Mitglieder einer Verbandseinheit (Ortsgruppe /Gruppierung)
- Freigabe der Rechnung
- Erzeugung der Lastschriftdatei für Rechnungen, bei denen in der Kontoverbindung "Lastschrift" eingestellt ist.
Mandate
Defintion:
Ein Mandat besitzt folgende Felder:
- ID
- Mandatskey
- CreditorIdentification
- SignDate
- Status
- Kontoinhaber
- IBAN
- BIC
Die Eindeutigkeit des Mandats muss durch den Mandatskey in Verbindung mit dem Debitor (hier Mitglied) definiert sein. D.h. es darf je Debitor nur ein Mandat geben. In ICA ist der Mandatskey über alle Debitoren eindeutig.
Die Creditoridentification (Gläubigeridentifikationsnummer) ist ebenfalls eine eindeutige Nummer. Diese wird von der Bundesbank vergeben. Eine Änderung der Kontoverbindung des Kreditors bedarf KEINER neuen Mandatserteilung, eine Änderung des Debitorenkontos hingegen schon.
Das Sign-Date wird in jedem Fall zum Erzeugungszeitpunkt des Mandates vom System mit dem aktuellen Systemdatum belegt und ist nicht änderbar.
Beim Andruck des Mandates werden der Mandatskey, das Sign-Date, Kontoinhaber, IBAN und BIC - sofern vorhanden mit angedruckt.
Sonstiges:
- Mandate sind kreditorisch einer Verbandseinheit zugeordnet und debitorisch einem Debitor. Zulässige (bzw. mögliche) Debitoren sind Mitglieder und Gruppierungen
- Aus der Zuordnung Verbandseinheit (= Gläubigeridentification) zu Mandate je Kreditor / Debitor kann nicht abgeleitet werden, dass ein Mandat für ein Konto (also eine IBAN) für andere Debitoren verwendet werden kann.
Rechnungen
Rechte:
- Ausgangsrechnungen ansehen:
- RECHUNG_OUT_READ
- RECHUNG_OUT_READ
- Eingangsrechungen ansehen:
- RECHNUNG_IN_READ
Rechnungen erzeugen / Mitgliedsabrechnung
Rechte???
- Prüfen, ob Beitragspflichtige Zeiten für ein Mitglied existieren (siehe dazu auch Dokumentation Rechnungen)
- Erstellen einer Rechnung und Speicherung der Referenz, ob das Debitorenkonto Lastschrift oder Überweisung als Zahlungsart angegeben hat.
- Für Mitglieder, deren Zahlungsart auf "Lastschrift" eingestellt ist und deren IBAN und BIC nicht korrekt sind können KEINE Rechnungen erstellt werden (siehe Fehlerprotokoll Rechnungen)
- Falls diese MItglieder trotzdem abgerechnet werden sollen muss bei diesen Mitgliedern die Zahlungsart auf "Überweisung" umgestellt werden
Rechnungen erzeugen / Gruppierungsabrechnung
Rechte: ???
Lastschriftdatei (Sammellastschrift)
Rechte:
Für Anzeige / Download der Lastschriftdaten : Rechnunge.LASTSCHIFT_ALL_MI (Rechnungen / 401)
Der Ablauf der Erzeugung der Lastschriftdatei (Sammellastschrift) ist wie folgt:
- Suche alle Rechnungen, bei denen der Debitor zum Zeitpunkt der Rechnungserzeugung die Zahlungsart "Lastschrift" eingetragen hatte (s.o.)
- Iteration über alle Rechnungen:
- Hole aktuelles Konto des Debitors und prüfe, ob für die IBAN und die abrechnende Verbandseinheit ein gültiges Mandat vorliegt
- Falls ja
- Erzeuge Lastschrift mit (Kreditor, Debitor, Payment und Mandat)
- Falls nein:
- System erzeugt ein NEUES Mandat mit den aktuellen Bankdaten und dem Unterschriftsdatum (HEUTE) erzeugt, der Status (Mandat) beliebt auf "CREATED" stehen
- Erzeuge Lastschrift mit (Kreditor, Debitor, Payment und Mandat [neu])
Systemseitig wird für die Lastschriftdatei eine Sammellastschrift erzeugt, der die einzelnen Lastschriften zugeordnet sind. Zusätzlich werden diesem Sammeleintrag noch folgende Dateien zugeordnet:
- SEPA-Einzugsdatei: Die Sepa-kompatible Datei zur Einreichung bei der Bank
- Mandats-Datei: Ein pdf mit allen Mandaten, die
- zum Zeitpunkt der Erstellung der Lastschriftdatei nicht gültig waren (sofern das Mandat schon existiert wird dieses erneut zum Ausdruck mit hinzugefügt)
- zum Zeitpunkt der Erstellung der Lastschriftdatei NICHT vorhanden waren und automatisch NEU erzeugt wurden
Definition Zahlung
- Eine Transaktions-Nummer
- Eine Transaktions-Information
- den Zahlbetrag (inclusive Währungsangebe)
- die Fälligkeit
Definition Lastschriften
Eine Lastschrift erweitert eine Zahlung um die Information, die für die Durchführung der Lastschrift notwendig sind:
- Bank Kreditor (Kontoinhaber, IBAN und BIC)
- Bank Debitor (Kontoinhaber, IBAN und BIC)
- Einzugsdatum (Berechnet aufgrund des Valuta-Datums der Rechnung und dem ggf. eingetragenen Offset bei Lastschrifterstellung)
- zu verwendendes Mandat
- Zahlungspflichter (Name des Debitors aus der Rechnung)
Erzeugung Lastschrift
Für offene Zahlungen könenn in einem Lastschriftlauf alle Lastschriten erzeugt werden. Das Ergebnis ist eine Sammellastschrift als Träger für die erzeugten Lastschriften.
Eine Lastschrift ensteht demnach aus einer Rechnung. Das Rechnungsdatum wird als Fälligkeitsdatum der Zahlung eingetragen.
Als Eingangsparameter für die Lastschriften kann noch ein "OffsetDays" eingetragen werden. Das sind die Anzahl Tage, die zwischen dem Fälligkeitsdatum der Rechnung und dem Einzugsdatum der Lastschrift MINDESTENS berücksichtigt werden. Das tatsächlich Einzugsdatum wird bei der Erzeugung der Bank-Einzugsdatei wie folgte beschrieben korrigiert:
Das Datum, wann die Lastschrift eingereicht wird berechnet das System bei Erstellung der Lastschrift-Datei automatisch (IcaLastschrift.updateEinzugsDatum(Mandat mandat, int daysOffset)):
- frühestes Datum ist Fälligkeitsdatum der Zahlung
- dazu kommen die Offset-Tage, die vom Benutzer definiert worden sind => frühester Einzu
- Mandate Erstmandat ist kommen nochmal 5 Tage dazu,
- falls Folgemandat, dann nochmal 1 Tag
- falls eine anderes Lastschrifteinzugsdatum definiert wurde (nicht aus ICA heraus) und diese NACH dem berechneten frühesten Einzug liegt wird dieses verwendet.
Automatische Mandatserstellung
- kein gültiges Mandat haben
- kein angelegtes Mandat haben (CREATED)
Sofern die Bank-Datei erfolgreich erzeugt werden konnte wird das Datum des letzten Lastschrifteinzugs in der Mandatsverwaltung aktualisiert.
Falls das Valutadatum der Rechnung vor dem aktuellen Datum liegt, dann ist es möglich, dass ein sofortiger Einzug (in Bezug auf das aktuelle Datum) möglich ist. Der Systembenutzer ist für die Beachtung der vorgeschriebenen Fristen zur Einreichung von Lastschriften verantwortlich und sollte durch einen definierten Rechnungslegungsprozess sichergestellt werden.
Diese könnte wie folgt aussehen:
- Erstellung der Abrechnung mit Rechnungsdatum 1 oder 2 Tage im voraus
- Prüfung und ggf. Freigabe der Rechnung(en) innerhalb der Vorlauffrist
- Erstellung der Sammellastschrift unmittelbar NACH Freigabe der Rechnungen (nicht freigegeben Rechnungen werden im Lastschriftlauf nicht berücksichtigt)
- Versand der Rechnungen (elektonisch, Papier..), ggf. zusammen mit den Einzugsermächtigungen