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- kein gültiges Mandat haben (abgelaufen, widerrufen)
- kein angelegtes Mandat haben (CREATED)
ein neues Mandat. Das Signaturdatum wird mit dem aktuellen Datum zum Zeitpunkt der Erzeugung des Mandats versehen und ist nicht änderbar, so dass der Debitor faktisch eine rückwirkende Einzugsbestätigung unterschreiben muss. Es obliegt dem Anwender sicherzustellen, das im Prozess der Mitgliederanlage und der Einrichtung des Kontos rechtzeitig ein unterschriebenes Mandat hinterlegt ist, da andernfalls eine Rückgabe der Lastschrift bis zu 13 Monate möglich ist.
| Info |
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Sofern eine Lastschrift-Datei erfolgreich erzeugt werden konnte, wird das Datum des letzten Lastschrifteinzugs in der Mandatsverwaltung für alle betroffenen Mandate aktualisiert (relevant für die gesetzlich vorgesehene Frist von 36 Monaten für einen automatischen Mandatsverfall). |
SEPA-Lastschriftdatei (Sammellastschrift)
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Die Liste aller Lastschrift(dateien) findet sich in der Gruppierungsverwaltung im Tab "Lastschriften".
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
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| Datum | Datum, an dem die Lastschriftdatei erzeugt wurde |
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| Name | automatisch vergebener Name |
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| Dokument-ID | ID des Dokuments |
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| Dokument-ID Mandat | ID des zugehörigen Mandatsdokuments |
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| Anzahl Lastschriften | Anzahl der einzelnen Lastschriften in der Lastschriftdatei |
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| Sepa Version | anzeige der Sepa-Version, mit der die Lastschrift ursprünglich erzeugt wurde | ab 1.5.2.x |
Funktionen ab 1.5.2.x
abweichende Sepa-Version - Funktion auf Zeilenebene
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Stammdaten der Sammellastschrift.
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
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| Datum | Datum, an dem die Lastschriftdatei erzeugt wurde |
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| Name | automatisch vergebener Name |
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| Dokument-ID | ID des Dokuments |
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| Dokument-ID Mandat | ID des zugehörigen Mandatsdokuments |
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| Anzahl Lastschriften | Anzahl der einzelnen Lastschriften in der Lastschriftdatei |
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| Gesamtbetrag | Gesamtbetrag aller Lastschriften |
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| Mandats-Datei | Download-Link. PDF mit allen Mandaten, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Lastschriftdatei nicht gültig oder noch nicht vorhanden waren (und daher automatisch neu erzeugt wurden) sowie existierenden gültigen Mandaten (diese werden erneut zum Ausdruck mit hinzugefügt). |
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| SEPA-Lastschrift-Datei | Download-Link. Datei zur elektronischen Einreichung bei der Bank. |
Einzellastschriften
Details der einzelnen Lastschriften aus der Sammellastschrift.
Liste
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
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| Datum | Datum, an dem die Lastschriftdatei erzeugt wurde |
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| Lastschriftbetrag | Höhe der Lastschrift |
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| Einzugsdatum | Datum des vorgesehenen Einzugs (so hinterlegt in SEPA-Lastschriftdatei). |
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| Zahlungspflichtiger | Zahlungspflichtiger (Gruppierung oder Mitglied) |
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| Debitor IBAN | IBAN des Kontos |
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| Debitor BIC | BIC des Kontos |
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| Mandatsinformation | Informationen zum zugehörigen Mandat: Key, (fiktives, rückdatiertes) Signaturdatum, Gültigkeit (muss immer gültig sein) |
Details anzeigen
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
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| Datum | Datum, an dem die Lastschriftdatei erzeugt wurde |
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| Lastschriftbetrag | Höhe der Lastschrift |
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| Einzugsdatum | Datum des vorgesehenen Einzugs (so hinterlegt in SEPA-Lastschriftdatei). |
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| Zahlungspflichtiger | Zahlungspflichtiger (Gruppierung oder Mitglied) |
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| Debitor IBAN | IBAN des Kontos |
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| Debitor BIC | BIC des Kontos |
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| Mandatsinformation | Informationen zum zugehörigen Mandat (Key, (fiktives) Signaturdatum, Gültigkeit) |
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| Zahlungsreferenz | Transaktions-ID, Referenz auf zugehörige Rechnung (Rechnungsnummer), Wert der Transaktion |
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| Sepa-Vesion (andere) | Anzeige und Download aller Sepa-Dateien, die zu dieser Sammellastschrift erzeugt wurden | ab 1.5.2.x |
Lastschriften (Lastschriftdateien) erzeugen
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Die Maske zum Erzeugen einer Lastschriftdatei bietet folgende Optionen:
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
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| Info | Information zu den zu erstellenden Lastsschriften. Angezeigt werden |
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| Abweichendes Valuta-Datum | Im Standard wird das Rechnungsdatum oder das bei der Erstellung der Rechnung definierte Einzugsdatum als Valuta-Datum für die Lastschrift verwendet. Hier kann abweichend ein anderes Valuta-Datum definiert werden. Dies würde dann einheitlich für alle Lastschriften als Ausgangspunkt verwendet. |
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| Offset (Tage) | Offset im Bezug auf das Valutadatum (Rechnungsdatum aus Rechnung oder Einzugsdatum aus Rechnung oder individuell als "Abweichendes Valuta-Datum" definiert). Valuta-Datum + Offset ergeben das tatsächliche Lastschriftdatum. Dieses kann niemals in der Vergangenheit liegen, außerdem findet noch die Prüfung der Vorlagefristen bei der Bank statt (s.u.). |
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| Sepa Version | ab Version 1.5.2.x Eingabe einer vom Standard abweichenden Sepa-Version. Die Standardversion wird in den Systemeinstellungen (System) vorgegeben. |
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Das tatsächliche Einzugsdatum für jede einzelne Position der Sammellastschrift wird bei der Erzeugung der SEPA-Sammellastschrift-Datei wie folgt ermittelt:
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Analog zum Erzeugen von Lastschriften. Mit dieser Version kann eine neu Sepa-Datei zu einer existierenden Sammellastschrift erzeugt werden. Die Sepa-Version kann abweichend ausgewählt werden. Die orgininale Sepadatei wird dabei nicht überschrieben. Der Download der neu erzeugten Datei ist über die "Ansicht" des Sammellastschrifteintrages verfügbar.
IBAN / Mandate prüfen
Prüfung der Gültigkeit von Mandaten, die in Lastschriften verwendet wurden, sowie Abweichungen von IBANs zwischen IBAN im Kontoeintrag (Lastschrift) im Stammdatensatz eines Mitgliedes und einer eingereichten Lastschrift zum Mitglied.
Die Funktion "IBAN / Mandate prüfen" ist seit der ICA-Versoin 1.7.30 verfügbar.
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Aufruf - Zeile der Sammellastschrift markieren
- über "rechte Maustaste" oder im Menu "weitere Funktionen" IBAN / Mandate prüfen auswählen
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Die Prüfung durchgeführt und das Ergebnis einer möglichen Aktualisierung wird angezeigt  Image Added
- 1 zeigt die Sammel-Lastschrift an, deren Einzellastschriften geprüft wurden
- Für jede Einzellastschrift können - je nach Fall - die Fehlder 2, 3 und 4 angezeigt werden
- 2 zeigt die Einzellastschrift an, bei der eine Aktualisierung möglich ist
- 3 zeigt an, welches Mandat bei der Aktualisierung in der Einzellastschrift ausgetauscht werden würde
- 4 zeigt an, welche IBAN (bei Austausch) verwendet werden würde
Die angezeigten Aktualisierungen werden durch "Speichern" durchgeführt.
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Fristen / Vorabankündigung (Pre-Notification)
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Benutzer erhalten Rechte über die Zuordnung von (MV) Rechtegruppen (Gruppen (MV)) via Tätigkeitszuordnungen (Zugeordnete Tätigkeiten (Tätigkeitszuordnungen)). Folgende Rechte sind konfigurierbar:
Name | ID Menu | ID Recht | Bemerkungen |
| Rechnungen - Lastschrift all | 1004501 | 401 | Sämtliche Rechte zur Arbeit mit Lastschriften (Erzeugung, Ansicht, Download). Zugleich auch Zugriff auf die Überweisungen (siehe Überweisungen (SEPA)). |
| Rechnungen - Lastschrift andere Sepa Version |
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| Recht zum erzeugen abweichender Lastschriften |