Mit dem SEPA-Lastschriftmodul besteht die Möglichkeit, im Rahmen der Mitglieder- und/oder Verbandsabrechnung (siehe Mitgliedsabrechnung und Verbandsabrechnung) entsprechende Lastschriftdateien zu erstellen. Zum Thema Mandate für Gruppierungen und Mitglieder siehe auch Mandate (Mitglied) und Mandate (Gruppierung).

Siehe zum Thema SEPA-Lastschriften auch http://www.bundesbank.de/Redaktion/DE/Standardartikel/Kerngeschaeftsfelder/Unbarer_Zahlungsverkehr/die_sepa_lastschrift.html.

Konfiguration

Bei Neueinführung der Funktionalität auf bestehenden Datenbeständen ist zu beachten, dass alle Lastschriften als Erstlastschriften erstellt würden. Sofern dies die Realität nicht korrekt abbildet, wäre - vorausgesetzt alle benötigten Mandate existieren - auf Ebene der Datenbank für diese Mandate ein fiktives erstes Lastsschriftdatum zu setzen. Damit würden die erstmals im System erstellten Lastsschriften zu Folgelastschriften.

Übersicht

Im Allgemeinen sollte der Ablauf (am Beispiel von Lastschriften für die Mitgliedsabrechnung) wie folgt sein:

 Mitgliederverwaltung Anlage/Pflege Mitglied:

• Anlage eines neuen Mitglieds
• Definition, ob Lastschrift oder Überweisung (siehe Basisdaten Mitglied / Mitglied anlegen)
• Erzeugung eines Mandates (siehe Mandate (Mitglied)) 
• Druck des Mandates (Mandatsanfrage)
• Unterschrift für Mandat einholen, ggf. steht IBAN erst jetzt fest 
• Aktualisierung des Mandates mit IBAN (Änderung nicht möglich, nur einmalige Eingabe).

Rechnungsprozess:

• Erstellung einer Rechnung ggf. für mehrere oder alle Mitglieder einer Verbandseinheit (Gruppierung). Fehlende oder ungültige Mandate werden automatisch erstellt.
• Freigabe der Rechnung
• Erzeugung der Lastschriftdatei für Rechnungen, bei denen in der Kontoverbindung "Lastschrift" eingestellt ist.

Analog gilt das Vorgehen für die Verbandsabrechnung zwischen Gruppierungen.

Allgemeines

Definition Zahlung

 Eine Zahlung ist definiert durch 

Definition Lastschriften

Eine Lastschrift erweitert eine Zahlung um die Information, die für die Durchführung der Lastschrift notwendig sind:

• Bank Kreditor (Kontoinhaber, IBAN und BIC)
• Bank Debitor (Kontoinhaber, IBAN und BIC)
• Einzugsdatum (berechnet aufgrund des Valuta-Datums der Rechnung und dem ggf. eingetragenen Offset bei Lastschrifterstellung)
• zu verwendendes Mandat
• Zahlungspflichter (Name des Debitors aus der Rechnung).

Rechnungserstellung

 Siehe hierzu auch Mitgliedsabrechnung und Verbandsabrechnung.

• Prüfen, ob beitragspflichtige Zeiten für ein Mitglied existieren.
• Erstellen einer Rechnung und Speicherung der Referenz, ob das Debitorenkonto (Mitglied oder Gruppierung) Lastschrift oder Überweisung als Zahlungsart angegeben hat.
• Fehlende oder ungültige (abgelaufene oder widerrufene) Mandate werden automatisch neu erstellt.
• Für Mitglieder (oder Gruppierungen), deren Zahlungsart auf "Lastschrift" eingestellt ist und deren IBAN (und BIC) formal nicht korrekt sind, können keine Rechnungen erstellt werden. Falls diese MItglieder trotzdem abgerechnet werden sollen, muss bei diesen Mitgliedern die Zahlungsart auf "Überweisung" umgestellt werden.

Mandate/Automatische Mandatserstellung

 Aus der Lastschrifterstellung ergibt sich implizit, dass jeder Lastschrift ein Mandat zugeordnet sein muss. Damit das möglich ist generiert das System beim Erstellen einer Rechnung für alle Debitoren, die 

SEPA-Lastschriftdatei (Sammellastschrift)

Liste

Die Liste aller Lastschrift(dateien) findet sich in der Gruppierungsverwaltung im Tab "Lastschriften".

Funktionen ab 1.5.2.x

abweichende Sepa-Version - Funktion auf Zeilenebene

Mit dieser Funktion kann eine weitere Sepa-Datei zu einer existierenden Sammel-Lastschift mit einer abweichenden Sepa-Version erzeugt werden. Die neu erzeugte Datei überschreibt die nicht die alte Datei und kann über die "Anzeige" der Lastschrift heruntergeladen werden. 

Details anzeigen

Stammdaten

Stammdaten der Sammellastschrift.

Einzellastschriften

Details der einzelnen Lastschriften aus der Sammellastschrift.

Liste

Details anzeigen

Lastschriften (Lastschriftdateien) erzeugen

Lastschriften werden über den Button "Lastschriften erzeugen" im Tab "Lastschriften" in der Gruppierungsverwaltung erzeugt.

 Der (technische) Ablauf der Erzeugung der Lastschriftdatei (Sammellastschrift) ist wie folgt:

• Suche alle freigegebenen Rechnungen, bei denen der Debitor zum Zeitpunkt der Rechnungserzeugung die Zahlungsart "Lastschrift" eingetragen hatte.
• Iteration über alle Rechnungen:
  
  • Hole aktuelles Konto des Debitors und prüfe, ob für die IBAN und die abzurechnende Verbandseinheit (Gruppierung, Mitglied) ein gültiges Mandat vorliegt.
    
    • Falls ja
      
      • Erzeuge Lastschrift (mit Kreditor, Debitor, Payment und Mandat).
    • Falls nein: 
      
      • System erzeugt ein neues Mandat mit den aktuellen Bankdaten und dem Unterschriftsdatum (heute), der Status (Mandat) bleibt auf "CREATED" stehen
      • Erzeuge Lastschrift (mit Kreditor, Debitor, Payment und Mandat [neu]).

 Systemseitig wird für die Lastschriftdatei eine Sammellastschrift erzeugt, der die einzelnen Lastschriften zugeordnet sind. Zusätzlich werden diesem Sammeleintrag noch folgende Dateien zugeordnet:

• SEPA-Einzugsdatei: Die SEPA-kompatible Datei zur Einreichung bei der Bank
• Mandats-Datei: PDF mit allen zugehörigen Mandaten, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Lastschriftdatei nicht gültig oder noch nicht vorhanden waren (und daher automatisch neu erzeugt wurden) sowie allen zugehörigen existierenden gültigen Mandaten (diese werden erneut zum Ausdruck mit hinzugefügt).

Die Maske zum Erzeugen einer Lastschriftdatei bietet folgende Optionen:

 Das tatsächliche Einzugsdatum für jede einzelne Position der Sammellastschrift wird bei der Erzeugung der SEPA-Sammellastschrift-Datei wie folgt ermittelt:

• Ermittlung des Ausgangspunkts als frühestes Datum des Einzugs: 
  
  
  1. Falls nicht anderes definiert, Rechnungsdatum (kann je Lastschrift-Position unterschiedlich sein, wenn Lastschriften für unterschiedliche Rechnungen/Rechnungsläufe mit unterschiedlichem Datum erstellt werden).
     
  2. Falls bei Rechnung definiert, stattdessen Einzugsdatum (kann je Lastschrift-Position unterschiedlich sein, wenn Lastschriften für Rechnungen/Rechnungsläufe mit unterschiedlichem Datum erstellt werden und dieses Datum dort jeweils unterschiedlich gesetzt wurde). Siehe Verbandsabrechnung und Mitgliedsabrechnung.
     
  3. Falls bei Erzeugung Lastschriften definiert, abweichendes Valuta-Datum (einheitliche für alle Positionen - überschreibt pauschal Rechnungsdatum und/oder Einzugsdatum)
     
     
• Dazu kommen jeweils die Offset-Tage, die vom Benutzer definiert worden sind (sollte das Ausgangsdatum einer Position in der Vergangenheit liegen, wird der Offset ab dem aktuellen Datum berechnet).
  
• Generell wird als Nebenbedingung geprüft, dass für erstmalige Lastschriften 5 Tage technische Vorlauffrist für die Einreichung bei der Bank ab heute (dem Datum der Lastsschrifterstellung) gewahrt sind und für Folgelastschriften 1 Tag ab heute. Soweit diese Bedingung durch die oben ermittelten bzw. definierten Einzugsdaten verletzt würden, werden die tatsächlichen Einzugsdaten entsprechend in die Zukunft verschoben.

Im Prinzip können unterschiedliche Konstellationen parallel abgebildet werden, d.h. es wird für einige Rechnungen das Rechnungsdaten als Ausgangspunkt verwendet, für andere das Einzugsdatum. Ein definierter Offset würde auf jedes dieser Daten angewendet. Im Ergebnis könnte die Lastschriftdatei Positionen mit völlig unterschiedlichen Einzugsdaten enthalten. MIt Setzen eines abweichenden Valuta-Datums würde der Ausgangspunkt für das Einzugsdatum allerdings einheitlich für alle Positionen angewendet, so dass ein gesetztes Einzugsdatum bei der Rechnung (bzw. unterschiedliche Rechnungsdaten) überschrieben würde!

abweichende Sepa - Version

Analog zum Erzeugen von Lastschriften. Mit dieser Version kann eine neu Sepa-Datei zu einer existierenden Sammellastschrift erzeugt werden. Die Sepa-Version kann abweichend ausgewählt werden. Die orgininale Sepadatei wird dabei nicht überschrieben. Der Download der neu erzeugten Datei ist über die "Ansicht" des Sammellastschrifteintrages verfügbar.

IBAN / Mandate prüfen

Prüfung der Gültigkeit von  Mandaten, die in Lastschriften verwendet wurden, sowie Abweichungen von IBANs zwischen IBAN im Kontoeintrag (Lastschrift) im Stammdatensatz eines Mitgliedes und einer eingereichten Lastschrift zum Mitglied.

Die Funktion "IBAN  / Mandate prüfen" ist seit der ICA-Versoin 1.7.30 verfügbar.

Folgende Felder werden in der Sepa-Datei aktualisiert: 

Fristen / Vorabankündigung (Pre-Notification)

Der Systembenutzer ist für die Beachtung der vorgeschriebenen Fristen zur Einreichung von einmaligen und wiederkehrenden Lastschriften und insbesondere der Vorankündigungsfristen verantwortlich und dies sollte - insbesondere soweit Rechnungen zur Vorankündigung verwendet werden sollen - durch einen definierten Prozess bei der Erstellung und Freigabe von Rechnungen sowie der Erzeugung und Einreichung der Lastschriftdateien sichergestellt werden.

Details zum Thema Pre-Norification finden sich z.B. hier: http://www.datev.de/portal/ShowPage.do?pid=dpi&nid=158357

Rechte

Benutzer erhalten Rechte über die Zuordnung von (MV) Rechtegruppen (Gruppen (MV)) via Tätigkeitszuordnungen (Zugeordnete Tätigkeiten (Tätigkeitszuordnungen)). Folgende Rechte sind konfigurierbar: