Die Kontaktverwaltung folgt von Struktur, Navigation und Operationen weitgehend der Mitgliederverwaltung, verfügt aber über wesentlich weniger Funktionalitäten.
Gruppierungsbaum
Da Kontakte auf Gruppierungsebene gepflegt werden, steht in der Kontaktverwaltung ein Gruppierungsbaum zur Navigation zur Verfügung. Dieser Gruppierungsbaum funktioniert analog zum Gruppierungsbaum in der Mitgliederverwaltung.
Die hier angezeigten Gruppierungen entsprechen allen Gruppierungen, auf die (deren Mitglieder) der Benutzer mindestens lesenden Zugriff hat. Er entspricht also für einen Benutzer exakt dem in der Mitgliederverwaltung angezeigten Gruppierungsbaum. Dies bedeutet jedoch nicht, dass der aktuelle Benutzer auch in allen angezeigten Gruppierungen tatsächlich über das Recht verfügen würde, Kontakte zu sehen, anzulegen oder zu bearbeiten. Ob dies der Fall ist, hängt allein davon ab, ob dem Benutzer die jeweiligen Rechte in der jeweiligen Gruppierung via Tätigkeitszuordnung zugeordnet wurden.
Neben den Gruppierungen erscheint - sofern der Benutzer über die entsprechenden Rechte verfügt - zusätzlich am Anfang des Gruppierungsbaum ein Ordner "Öffentlich", in dem alle als öffentlich konfigurierten Kontakte erscheinen.
Kontaktliste
Durch Klick auf einen Order im Gruppierungsbaum öffnet sich die Kontaktliste für diese Gruppierung (vorausgesetzt, der Benutzer verfügt in der angeklickten Gruppierung mindestens über das Recht zum lesenden Zugriff auf Kontakte):
Die tatsächlich angezeigten Spalten der Listen sind individuell konfigurierbar (siehe System). Hier wird eine Beispielkonfiguration angenommen.
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Nachname | ||
| Vorname | ||
| Organisation/Firma | ||
| Funktion | ||
| Version | Bei Änderungen des Kontakts wird die Versionsnummer erhöht. | |
| Letzte Änderung | Letzte Änderung an den Stammdaten des Kontakts. | |
| Zugriff | Öffentlich oder Gruppierung (s.u.) | |
| Telefon 1, 2, 3 | ||
| Telefax |
Operationen
Kontakt anlegen/bearbeiten
Kontakte werden - sofern der aktuelle Benutzer über die notwendigen Rechte verfügt - mit Klick auf den Button "Anlegen" über der Kontaktliste angelegt
Folgendes Fenster öffnet sich:
Stammdaten
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Nachname | ||
| Vorname | ||
| Organisation/Firma | ||
| Funktion | ||
| Land | ||
| Straße | ||
| PLZ | ||
| Ort | ||
| Zugriff | Öffentlich oder Gruppierung. | Öffentliche Kontakte tauchen im Gruppierungsbaum im Ordner "Öffentlich" auf und sind für alle Benutzer lesend zugreifbar, die über das entsprechende Recht verfügen. Gruppierungs-Kontakte sind nur für diejenigen Benutzer zugreifbar, welche in der jeweiligen Gruppierung über das Recht verfügen, Kontakte zu sehen (und/oder zu bearbeiten). |
| Telefon 1 | ||
| Telefon 2 | ||
| Telefon 3 | ||
| Bemerkungen | Freitextfeld für Bemerkungen. |
Version
Die Version dient der Nachverfolgung von Änderungsdaten (im Gegensatz zu Mitgliedern gibt es jedoch für Kontakte keine Änderungshistorie, aus der Urheber und tatsächliche Änderungen ersichtlich wären).
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Version | Bei Änderungen des Kontakts wird die Versionsnummer erhöht. | |
| Letzte Änderung | Letzte Änderung an den Stammdaten des Kontakts. | Nur beim Bearbeiten verfügbar, nicht beim Anlegen. |
Sonstige
Sofern für den Kontaktdatensatz dynamische Felder definiert wurden (siehe System), erscheinen diese in einem separaten Reiter "Sonstige".
Kontakt löschen
Kontakte können - in der Gruppierung, jedoch niemals im Ordner "Öffentlich" - jederzeit gelöscht werden, sofern der Benutzer über entsprechende Rechte in der Gruppierung verfügt. Dazu wird der entsprechende Kontakt markiert und entweder über rechte Maustaste oder Klick auf den Button "Löschen" über der Kontaktliste die entsprechende Funktion gewählt.
Nach Bestätigung wird der Datensatz gelöscht.Diese Operation kann nicht rückgängig gemacht werden. Sofern es sich um einen als "öffentlich" markierten Datensatz gehandelt hat, verschwindet dieser sowohl aus der Kontaktliste der Gruppierung als auch aus dem Ordner "Öffentlich".
Kontakte taggen (Reiter Tags)
Sofern ein Benutzer über entsprechende Rechte verfügt (siehe Zugriffsrechte auf Kontakte), erscheint in den Details des Kontaktdatensatzes ein separater Tab für Tags.
Das Taggen von Kontakten funktioniert analog zum Taggen von Mitgliedern. Für weitere Details, siehe Taggen.
Kontakte zu Veranstaltung einladen/hinzufügen
Sofern das entsprechende Modul lizensiert ist und ein Benutzer über entsprechende Rechte verfügt (siehe Zugriffsrechte auf Kontakte), erscheint über der Kontaktliste die Option, ausgewählte Kontakte zu einer Veranstaltung einzuladen oder hinzuzufügen.
Das Einladen/Hinzufügen von Kontakten funktioniert analog zum Einladen/Hinzufügen von Mitgliedern. Für weitere Details, siehe Zu Veranstaltung einladen und Zu Veranstaltung hinzufügen.