Ein Benutzer mit entsprechenden Rechten kann Mitglieder (und gegebenenfalls Kontakte), auf die er zumindest lesenden Zugriff hat, zu Veranstaltungen einladen, bei denen
- seine Gruppierung "Besitzer" ist
- und/oder er selbst Administrator ist
- oder die einen Zugriffs-Typ "VIEWER" haben.
Je nach Teilnehmer-Beschränkungen können jedoch gegebenenfalls nicht alle Mitglieder eingeladen werden, auf die der aktuelle Benutzer tatsächlich Zugriff hat.
Siehe dazu auch Veranstaltungen. Diese Option ist auch über die Suche verfügbar.
Allgemeine Informationen zum Veranstaltungs-Modul finden sich hier: Veranstaltungsverwaltung.
Allgemeines
Der Prozess des Einladens besteht aus der Auswahl der Mitglieder/Kontakte, der Erstellung eines Textes für die Einladung sowie der systembasierten Versendung einer entsprechenden Einladungs-E-mail an die Eingeladenen. Die eingeladenen Mitglieder/Kontakte werden im System als - für die entsprechende Veranstaltung - eingeladen markiert (dies wird z.B. verwendet, um den Benutzer darauf hinzuweisen, wenn versucht wird, ein bereits eingeladenes Mitglied nochmal einzuladen) und tauchen in der Veranstaltungsverwaltung bei der jeweiligen Veranstaltung auf.
Einladungen sind rein E-Mail-basiert. Mitglieder/Kontakte ohne im System hinterlegte Mailadresse können nicht eingeladen werden.
Je nach Konfiguration können sich die Eingeladenen anschließend selbst zur Veranstaltung anmelden (bzw. mitteilen, dass sie nicht teilnehmen möchten; siehe Webinterface für Anmeldung zu einer Veranstaltung) und/oder ein Benutzer mit Rechten zur Verwaltung der Veranstaltung bucht Teilnehmer selbst ein (siehe Zu Veranstaltung hinzufügen) und verwaltet sie in der Veranstaltungsverwaltung.
Mitglieder auswählen und Einladung erstellen
Wählen Sie in der Mitgliederliste (gegebenenfalls Option "Alle anzeigen" benutzen) diejenigen Mitglieder aus, die zu einer bestimmten Veranstaltung eingeladen werden sollen und wählen die Funktion "Zu Veranstaltung einladen" via rechte Maustaste oder über den Button über der Liste:
XXX
Die Operation kann auf einem (wenig sinnvoll) bzw. mehreren Mitgliedern gleichzeitig erfolgen.
Folgende Maske zur Auswahl der Veranstaltung öffnet sich:
XXX
Angezeigt werden hier ausschließlich Veranstaltungen, für die
- die Gruppierung des aktuellen Benutzers "Besitzer" ist
- und/oder er selbst Administrator ist
- und/oder die einen Zugriffs-Typ "VIEWER" haben.
Außerdem werden nur Veranstaltungen im Status AKTIV gelistet (siehe Veranstaltungen).
Nach Auswahl der Veranstaltung öffnet sich folgende Maske:
XXX
In der Liste sind alle ausgewählten Datensätze aufgeführt.
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Vorname | ||
| Nachname | ||
| Mitgliedsnummer | Sofern vorhanden. | |
| Teilnahmestatus | Diese Spalte zeigt an
| |
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Betreff | ||
| Antwort an | ||
| Vorlage |
Text/Vorlage E-Mail
| Variable | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| $teilnehmer__vorname | ||
| $teilnehmer__nachname | ||
| $veranstaltung__kurzName | ||
| $veranstaltung__vstgVon | ||
| $veranstaltung__vstgBis | ||
| $LINK_EINLADUNG |
Link zum Self-Sign-In
Siehe Webinterface für Anmeldung zu einer Veranstaltung.
Erinnerungen
Das System verfügt nicht über einen Mechanismus zum automatischen Versenden von Erinnerungen. Im Prinzip ist es möglich, dies dadurch zu erreichen, dass die Funktion einfacht erneut ausgeführt wird und in der Liste dann nur diejenigen Mitglieder markiert werden, die bereits eingeladen wurden und bisher nicht eingebucht sind oder abgesagt haben (eine Suche oder einen Filter gibt es jedoch dafür aktuell nicht). Der Text der E-mail wäre entsprechend zu verfassen.
Mailvorlage
XXX
Rechte
Benutzer erhalten Rechte über die Zuordnung von (MV) Rechtegruppen (Gruppen (MV)) via Tätigkeitszuordnungen (Zugeordnete Tätigkeiten).
Es handelt sich hier faktisch nicht um ein Recht mit einem Bezug auf bestimmte Gruppierungen, da das Recht die Möglichkeit verschafft, generell alle Mitglieder (und/oder Kontakte) einzuladen, auf die der Benutzer in der Mitgliederverwaltung Zugriff hat. Daher muss es nur einmal, und zwar in der Stammgruppierung des Benutzers, zugewiesen werden. Wird es in anderen Gruppierungen zugewiesen, führt dies nicht zum gewünschten Ergebnis.
Folgende Rechte sind konfigurierbar:
ID | Name | ID Menu | ID Recht | Bemerkungen |
| 570 | Veranstaltung- Teilnehmer einladen | 3001001 | 103 |
Zusätzlich zu den genannten Rechten ist es erforderlich, dass der Benutzer eines der o.g. Kriterien erfüllt (Administrator einer aktiven Veranstaltung und/oder Gruppierung ist "Besitzer" oder Veranstaltung vom SignIn-Typ VIEWER). Ansonsten ist zwar die Funktion zum Einladen verfügbar, kann jedoch nicht genutzt werden, da keine Veranstaltungen vorhanden sind.