Mit dem SEPA-Lastschriftmodul besteht die Möglichkeit, im Rahmen der Mitglieder- und/oder Verbandsabrechnung (siehe Mitgliedsabrechnung und Verbandsabrechnung) entsprechende Lastschriftdateien zu erstellen sowie mandate für Gruppierungen und Mitglieder zu erzeugen und zu verwalten. Siehe dazu auch Mandate (Mitglied) und Mandate (Gruppierung).

Übersicht

Im allgemeinen ist der Ablauf wie folgt:

Mitgliederverwaltung Anlage / Pflege Mitglied:

• Anlage eines neuen Mitglieds
• Definition, ob Lastschrift und / oder Überweisung
• Erzeugung eines Mandates (aus Mitglieder-Interface, Tab Mandate) 
• Druck des Mandates
• Unterschrift unter Mandate, ggf. steht IBAN und BIC erst jetzt fest 
• Aktualisierung des Mandates mit IBAN (Änderung nicht möglich, nur Eingabe)

Rechnungsprozess:

• Erstellung einer Rechnung ggf. für mehrere oder alle Mitglieder einer Verbandseinheit (Ortsgruppe /Gruppierung)
• Freigabe der Rechnung
• Erzeugung der Lastschriftdatei für Rechnungen,  bei denen in der Kontoverbindung "Lastschrift" eingestellt ist.

Rechnungen

Rechte:

• Ausgangsrechnungen ansehen:
  
  • RECHUNG_OUT_READ
    
    
• Eingangsrechungen ansehen:
  
  • RECHNUNG_IN_READ

Rechnungen erzeugen / Mitgliedsabrechnung

 Mandat entsteht hier

Sonstiges:

* Lastschriften werden immer für ALLE offenen Rechnungen erzeugt, die FREIGEGEBEN sind => Im Dto wird unter Info (vor Erzeugen) angezeigt, welche Rechnungen für Sammellastschriften verfügbar sind.

* Wenn die Rechnung freigegeben ist kannst Du die nicht mehr löschen.

Rechte???

• Prüfen, ob Beitragspflichtige Zeiten für ein Mitglied existieren (siehe dazu auch Dokumentation Rechnungen)
• Erstellen einer Rechnung und Speicherung der Referenz, ob das Debitorenkonto Lastschrift oder Überweisung als Zahlungsart angegeben hat.
• Für Mitglieder, deren Zahlungsart auf "Lastschrift" eingestellt ist und deren IBAN und BIC nicht korrekt sind können KEINE Rechnungen erstellt werden (siehe Fehlerprotokoll Rechnungen)
  
  • Falls diese MItglieder trotzdem abgerechnet werden sollen muss bei diesen Mitgliedern die Zahlungsart auf "Überweisung" umgestellt werden

Rechnungen erzeugen / Gruppierungsabrechnung

Rechte: ???

Lastschriftdatei (Sammellastschrift)

Rechte:

 Für Anzeige / Download der Lastschriftdaten : Rechnunge.LASTSCHIFT_ALL_MI (Rechnungen / 401)

Der Ablauf der Erzeugung der Lastschriftdatei (Sammellastschrift) ist wie folgt:

• Suche alle Rechnungen, bei denen der Debitor zum Zeitpunkt der Rechnungserzeugung die Zahlungsart "Lastschrift" eingetragen hatte (s.o.)
• Iteration über alle Rechnungen:
  
  • Hole aktuelles Konto des Debitors und prüfe, ob für die IBAN und die abrechnende Verbandseinheit ein gültiges Mandat vorliegt
  • Falls ja
    
    • Erzeuge Lastschrift mit (Kreditor, Debitor, Payment und Mandat)
  • Falls nein: 
    
    • System erzeugt ein NEUES Mandat mit den aktuellen Bankdaten und dem Unterschriftsdatum (HEUTE) erzeugt, der Status (Mandat) beliebt auf "CREATED" stehen
    • Erzeuge Lastschrift mit (Kreditor, Debitor, Payment und Mandat [neu])

Systemseitig wird für die Lastschriftdatei eine Sammellastschrift erzeugt, der die einzelnen Lastschriften zugeordnet sind. Zusätzlich werden diesem Sammeleintrag noch folgende Dateien zugeordnet:

• SEPA-Einzugsdatei: Die Sepa-kompatible Datei zur Einreichung bei der Bank
• Mandats-Datei: Ein pdf mit allen Mandaten, die 
  
  • zum Zeitpunkt der Erstellung der Lastschriftdatei nicht gültig waren (sofern das Mandat schon existiert wird dieses erneut zum Ausdruck mit hinzugefügt)
  • zum Zeitpunkt der Erstellung der Lastschriftdatei NICHT vorhanden waren und automatisch NEU erzeugt wurden
    
    

Definition Zahlung

Definition Lastschriften

Eine Lastschrift erweitert eine Zahlung um die Information, die für die Durchführung der Lastschrift notwendig sind:

• Bank Kreditor (Kontoinhaber, IBAN und BIC)
• Bank Debitor (Kontoinhaber, IBAN und BIC)
• Einzugsdatum (Berechnet aufgrund des Valuta-Datums der Rechnung und dem ggf. eingetragenen Offset bei Lastschrifterstellung)
• zu verwendendes Mandat
• Zahlungspflichter (Name des Debitors aus der Rechnung)

Erzeugung Lastschrift

Für offene Zahlungen könenn in einem Lastschriftlauf alle Lastschriten erzeugt werden. Das Ergebnis ist eine Sammellastschrift als Träger für die erzeugten Lastschriften.

Eine Lastschrift ensteht demnach aus einer Rechnung. Das Rechnungsdatum wird als Fälligkeitsdatum der Zahlung eingetragen.

Als Eingangsparameter für die Lastschriften kann noch ein "OffsetDays" eingetragen werden. Das sind die Anzahl Tage, die zwischen dem Fälligkeitsdatum der Rechnung und dem Einzugsdatum der Lastschrift MINDESTENS berücksichtigt werden. Das tatsächlich Einzugsdatum  wird bei der Erzeugung der Bank-Einzugsdatei wie folgte beschrieben korrigiert:

Das Datum, wann die Lastschrift eingereicht wird berechnet das System bei Erstellung der Lastschrift-Datei automatisch (IcaLastschrift.updateEinzugsDatum(Mandat mandat, int daysOffset)):

• frühestes Datum ist Fälligkeitsdatum der Zahlung
• dazu kommen die Offset-Tage, die vom Benutzer definiert worden sind => frühester Einzu
• Mandate Erstmandat ist kommen nochmal 5 Tage dazu,
• falls Folgemandat, dann nochmal 1 Tag
• falls eine anderes Lastschrifteinzugsdatum definiert wurde (nicht aus ICA heraus) und diese NACH dem berechneten frühesten Einzug liegt wird dieses verwendet.

Automatische Mandatserstellung

Sofern die Bank-Datei erfolgreich erzeugt werden konnte wird das Datum des letzten Lastschrifteinzugs in der Mandatsverwaltung aktualisiert.

Falls das Valutadatum der Rechnung vor dem aktuellen Datum liegt, dann ist es möglich, dass ein sofortiger Einzug (in Bezug auf das aktuelle Datum) möglich ist. Der Systembenutzer ist für die Beachtung der vorgeschriebenen Fristen zur Einreichung von Lastschriften verantwortlich und sollte durch einen definierten Rechnungslegungsprozess sichergestellt werden.

Diese könnte wie folgt aussehen:

• Erstellung der Abrechnung mit Rechnungsdatum 1 oder 2 Tage im voraus
• Prüfung und ggf. Freigabe der Rechnung(en) innerhalb der Vorlauffrist
• Erstellung der Sammellastschrift unmittelbar NACH Freigabe der Rechnungen (nicht freigegeben Rechnungen werden im Lastschriftlauf nicht berücksichtigt)
• Versand der Rechnungen (elektonisch, Papier..), ggf. zusammen mit den Einzugsermächtigungen

 Das Sign-Date wird in jedem Fall zum Erzeugungszeitpunkt des Mandates vom System mit dem aktuellen Systemdatum belegt und ist nicht änderbar.