Nur verfügbar, falls das Modul "SEPA-Lastschriften" lizensiert wurde.

Mit dem SEPA-Lastschriftmodul besteht die Möglichkeit, im Rahmen der Mitglieder- und/oder Verbandsabrechnung (siehe Mitgliedsabrechnung und Verbandsabrechnung) entsprechende Lastschriftdateien zu erstellen. Zum Thema Mandate für Gruppierungen und Mitglieder siehe auch Mandate (Mitglied) und Mandate (Gruppierung).

Siehe auch http://www.bundesbank.de/Redaktion/DE/Standardartikel/Kerngeschaeftsfelder/Unbarer_Zahlungsverkehr/die_sepa_lastschrift.html.

Konfiguration

Bei Einführung dieser Funktionalität auf bestehenden Systemen/Datenbeständen ist unbedingt sicherzustellen, dass Lastschriften nicht unbeabichtigt für längst beglichene Rechnungen erstellt werden, da vor Verwendung des SEPA-Moduls erstellte Rechnungen mit hinterlegter Zahlungsart "Lastschrift" keine Information über die erfolgte bzw. veranlasste Abbuchung enthalten! Dies erfolgt durch Festlegung der ID der ersten Rechnung, ab der Lastschriften erstelllt werden sollen (LASTSCHRIFT_MIN_RECH_ID, siehe System).

Generell nicht unterstützt sind Auslandslastschriften (Lastschriften bei ausländischen Kreditinstituten), für welche bis zum 01.02.2016 jeweils noch die BIC erforderlich ist. Das System unterstützt für Mandate und Lastschriftendateien grandsätzlich keine BIC.

Übersicht

Im Allgemeinen sollte der Ablauf (am Beispiel von Lastschriften für die Mitgliedsabrechnung) wie folgt sein:

Mitgliederverwaltung Anlage/Pflege Mitglied:

Anlage eines neuen Mitglieds
Definition, ob Lastschrift oder Überweisung (siehe Basisdaten Mitglied)
Erzeugung eines Mandates (siehe Mandate (Mitglied))
Druck des Mandates (Mandatsanfrage)
Einhole Unterschrift für Mandat, ggf. steht IBAN erst jetzt fest
Aktualisierung des Mandates mit IBAN (Änderung nicht möglich, nur einmalige Eingabe).

Rechnungsprozess:

Erstellung einer Rechnung ggf. für mehrere oder alle Mitglieder einer Verbandseinheit (Gruppierung)
Freigabe der Rechnung
Erzeugung der Lastschriftdatei für Rechnungen, bei denen in der Kontoverbindung "Lastschrift" eingestellt ist.

Analog gilt das Vorgehen für die Verbandsabrechnung zwischen Gruppierungen.

Allgemeines

Definition Zahlung

Eine Zahlung ist definiert durch

eine Transaktions-Nummer
eine Transaktions-Information
den Zahlbetrag (inclusive Währungsangebe)
die Fälligkeit.

Zahlungen entstehen nur im Zusammenhang mit der Generierung von Lastschriften für Debitoren, bei denen Lastschrift-Einzug als Zahlungsart hinterlegt ist. Eine Zahlung ist also immer einer Rechnung zugeordnet, bei der beim Debitor Lastschrifteinzug definiert wurde. Die Transaktionsnummer und die Transaktionsinformation entspricht dabei der ID der Rechnung, die Info der Rechnungsnummer.

Definition Lastschriften

Eine Lastschrift erweitert eine Zahlung um die Information, die für die Durchführung der Lastschrift notwendig sind:

Bank Kreditor (Kontoinhaber, IBAN und BIC)
Bank Debitor (Kontoinhaber, IBAN und BIC)
Einzugsdatum (berechnet aufgrund des Valuta-Datums der Rechnung und dem ggf. eingetragenen Offset bei Lastschrifterstellung)
zu verwendendes Mandat
Zahlungspflichter (Name des Debitors aus der Rechnung).

Rechnungserstellung

Siehe hierzu auch Mitgliedsabrechnung und Verbandsabrechnung.

Prüfen, ob beitragspflichtige Zeiten für ein Mitglied existieren.
Erstellen einer Rechnung und Speicherung der Referenz, ob das Debitorenkonto (Mitglied oder Gruppierung) Lastschrift oder Überweisung als Zahlungsart angegeben hat.
Für Mitglieder (oder Gruppierungen), deren Zahlungsart auf "Lastschrift" eingestellt ist und deren IBAN (und BIC) formal nicht korrekt sind, können keine Rechnungen erstellt werden. Falls diese MItglieder trotzdem abgerechnet werden sollen, muss bei diesen Mitgliedern die Zahlungsart auf "Überweisung" umgestellt werden.

Das Mandat - soweit nicht vorhanden - entsteht automatisch bei der Rechnungserstellung (s.u.).

SEPA-Lastschriftdatei (Sammellastschrift)

Liste

Die Liste aller Latschrift(dateien) findet sich in der Gruppierungsverwaltung im Tab "Lastschriften".

Feld	Beschreibung	Bemerkungen
Datum	Datum, an dem die Lastschriftdatei erzeugt wurde
Name	automatisch vergebener Name
Dokument-ID	ID des Dokuments
Dokument-ID Mandat	ID des zugehörigen Mandatsdokuments
Anzahl Lastschriften	Anzahl der einzelnen Lastschriften in der Lastschriftdatei

Lastschriften (Lastschriftdateien) erzeugen

Lastschriften werden über den Button "Lastschriften erzeugen" im Tab "Lastschriften" in der Gruppierungsverwaltung erzeugt.

Lastschriften werden immer für alle offenen Rechnungen erzeugt, die freigegeben sind. Für offene Zahlungen könenn in einem Lastschriftlauf alle Lastschriten erzeugt werden. Das Ergebnis ist eine Sammellastschrift als Träger für die erzeugten Lastschriften.

Der (technische) Ablauf der Erzeugung der Lastschriftdatei (Sammellastschrift) ist wie folgt:

Suche alle freigegebenen Rechnungen, bei denen der Debitor zum Zeitpunkt der Rechnungserzeugung die Zahlungsart "Lastschrift" eingetragen hatte.
Iteration über alle Rechnungen:
- Hole aktuelles Konto des Debitors und prüfe, ob für die IBAN und die abzurechnende Verbandseinheit (Gruppierung, Mitglied) ein gültiges Mandat vorliegt.
- Falls ja
  - Erzeuge Lastschrift (mit Kreditor, Debitor, Payment und Mandat).
- Falls nein:
  - System erzeugt ein neues Mandat mit den aktuellen Bankdaten und dem Unterschriftsdatum (heute), der Status (Mandat) bleibt auf "CREATED" stehen
  - Erzeuge Lastschrift (mit Kreditor, Debitor, Payment und Mandat [neu]).

Systemseitig wird für die Lastschriftdatei eine Sammellastschrift erzeugt, der die einzelnen Lastschriften zugeordnet sind. Zusätzlich werden diesem Sammeleintrag noch folgende Dateien zugeordnet:

SEPA-Einzugsdatei: Die SEPA-kompatible Datei zur Einreichung bei der Bank
Mandats-Datei: Ein PDF mit allen Mandaten, die zum Zeitpunkt der Erstellung der Lastschriftdatei nicht gültig oder noch nicht vorhanden waren (und daher automatisch neu erzeugt wurden) sowie existierenden gültigen Mandaten (diese werden erneut zum Ausdruck mit hinzugefügt).

Feld	Beschreibung	Bemerkungen
Info	Information zu den zu erstellenden Lastsschriften
Abweichendes Valuta-Datum	Im Standard wird das Rechnungsdatum als Valuta-Datum für die Lastschrift verwendet. Hier kann abweichend ein anderes Valuta-Datum definiert werden.
Offset (Tage)	Offset im Bezug auf das Valutadatum (aus Rechnung oder individuell hier definiert). Valuta-Datum + Offset ergeben das Lastschriftdatum. Dieses kann jedoch niemals in der Vergangenheit liegen.	In der Regel sinnvoll, wenn die Rechnung als Vorabankündigung verwendet werden soll. Über den Offset kann die Vorabankündigungsfrist (inkl. Postlaufzeiten, falls relevant) abgebildet werden.

Eine Lastschrift ensteht demnach aus einer Rechnung. Das Rechnungsdatum wird als Fälligkeitsdatum der Zahlung eingetragen.

Als Eingangsparameter für die Lastschriften kann noch ein "OffsetDays" eingetragen werden. Das sind die Anzahl Tage, die zwischen dem Fälligkeitsdatum der Rechnung und dem Einzugsdatum der Lastschrift MINDESTENS berücksichtigt werden. Das tatsächlich Einzugsdatum wird bei der Erzeugung der Bank-Einzugsdatei wie folgte beschrieben korrigiert:

Das Datum, wann die Lastschrift eingereicht wird berechnet das System bei Erstellung der Lastschrift-Datei automatisch (IcaLastschrift.updateEinzugsDatum(Mandat mandat, int daysOffset)):

frühestes Datum ist Fälligkeitsdatum der Zahlung
dazu kommen die Offset-Tage, die vom Benutzer definiert worden sind => frühester Einzu
Mandate Erstmandat ist kommen nochmal 5 Tage dazu,
falls Folgemandat, dann nochmal 1 Tag
falls eine anderes Lastschrifteinzugsdatum definiert wurde (nicht aus ICA heraus) und diese NACH dem berechneten frühesten Einzug liegt wird dieses verwendet.

Rg-Datum oder - falls in der Vergangenheit - heute + gesetzliche frist 5 tage / 2 Tage für die Werte in der datei. Optional Valuta für Lastschrift von anderem (in der Zukunft liegenden Datum) starten lassen.

Mandate/Automatische Mandatserstellung

Aus der Lastschrifterstellung ergibt sich implizit, dass jeder Lastschrift ein Mandat zugeordnet sein muss. Damit das möglich ist generiert das System beim Erstellen einer Rechnung für alle Debitoren, die

kein gültiges Mandat haben
kein angelegtes Mandat haben (CREATED)

ein neues Mandat. Das Signaturdatum wird mit dem aktuellen Datum zum Zeitpunkt der Erzeugung des Mandats versehen und ist nicht änderbar, so dass der Debitor faktisch eine rückwirkende Einzugsbestätigung unterschreiben muss. Es obliegt dem Anwender sicherzustellen, das im Prozess der Mitgliederanlage und der Einrichtung des Kontos rechtzeitig ein unterschriebenes Mandat hinterlegt ist, da andernfalls eine Rückgabe der Lastschrift bis zu 13 Monate möglich ist.

Sofern die Lastschrift-Datei erfolgreich erzeugt werden konnte, wird das Datum des letzten Lastschrifteinzugs in der Mandatsverwaltung aktualisiert (relevant für die gesetzlich vorgesehene Frist von 36 Monaten für einen automatischen Mandatsverfall).

Fristen

Der Systembenutzer ist für die Beachtung der vorgeschriebenen Fristen zur Einreichung von einmaligen und wiederkehrenden Lastschriften und insbesondere der Vorankündigungsfristen verantwortlich und dies sollte durch einen definierten Prozess bei der Erstellung und Freigabe von Rechnungen sowie der Erzeugung und Einreichung der Lastschriftdateien sicherstellen.

Diese könnte wie folgt aussehen:

Erstellung der Abrechnung.
Prüfung und Freigabe der Rechnung(en).
Versand der Rechnungen (elektonisch, Papier), ggf. zusammen mit den zu unterschreibenden Mandaten. Die Rechnung fungiert als Vorabankündigung von Betrag und Fälligkeitsdatum (Abbuchungsdatum).
Erstellung der Sammellastschrift nach Freigabe der Rechnungen (nicht freigegeben Rechnungen werden im Lastschriftlauf nicht berücksichtigt) mit entsprechend definiertem Valuta-Datum (aus Rechnung oder abweichender Definition bei Erstellung der Lastschrift), welches die Vorankündigungsfrist berücksichtigt.

Rechte

Für Anzeige / Download der Lastschriftdaten : Rechnunge.LASTSCHIFT_ALL_MI (Rechnungen / 401)

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Lastschriften (SEPA)