Im Bereich Dokumente finden sich verschiedene, vom System erzeugte Dokumente für die jeweilige Gruppierung. Alle Dokumente des Systems ohne Gruppierungsfilter finden sich hier: Protokolle.
Im Bereich Dokumente besteht prinzipiell Zugriff auf alle Dokumente einer Gruppierung. Der Zugriff sollte nur ausgewählten Benutzern ermöglicht werden.
Dokumententypen
Je nach lizensierten Modulen und genutzten Funktionalitäten existieren aktuell folgende Dokumententypen:
| Typ | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Ausgangsrechnung | Wird hier nicht angezeigt, siehe Ausgangsrechnungen. | |
| Eingangsrechnung | Wird hier nicht angezeigt, siehe Eingangsrechnungen. | |
| FiBu-Export | Exportdatei für FiBu. | Setzt entsprechendes Modul voraus, siehe FIBU-Export (Verbandsabrechnung). |
| SEPA-Mandate | PDF zur Einholung eines SEPA-Mandats. | Setzt entsprechendes Modul voraus, siehe Mandate (Gruppierung). |
| SEPA-Lastschriften | Exportdatei zur Durchführung von SEPA-Lastschriften | Setzt entsprechendes Modul voraus, siehe Lastschriften (SEPA). |
| SGB-VIII Bescheinigungen | PDF mit SGB-VIII Bescheinigung | Setzt entsprechendes Modul voraus, siehe Modul Führungszeugnisse. |
Bestimmte Dokumententypen werden der Übersichtlichkeit halber hier nicht angezeigt, etwa Eingangs- oder Ausgangsrechnungen.
Dokumentenliste & Operationen
| Feld | Beschreibung | Bemerkungen |
|---|---|---|
| Datum | Zeitstempel mit dem Anlagedatum | |
| Name | Name des Dokuments | |
| Dokumententyp | Typ des Dokuments (z.B. Exportdateien für die Finanzbuchhaltung, Mandate, SEPA-Lastschrift-Exporte etc.) | |
| Dateityp | Dateityp, z.B. PDF | |
| Info | Kurzbeschreibung, soweit verfügbar. |
Durch Markieren eines Eintrags und Klick auf den Button "Ansehen" besteht Zugriff auf einen Link zum Download des entsprechenden Dokuments.
Im Einzelfall kann es vorkommen, dass ein Benutzer ein Dokument in der Liste sehen kann, ein Download wegen fehlender Rechte jedoch fehlschlägt.
Rechte
Benutzer erhalten Rechte über die Zuordnung von (MV) Rechtegruppen (Gruppen (MV)) via Tätigkeitszuordnungen (Zugeordnete Tätigkeiten (Tätigkeitszuordnungen)). Folgende Rechte sind konfigurierbar:
ID | Name | ID Menu | ID Recht | Bemerkungen |
| 547 | Grp-Admin - Dokumente (READ) | 5500 | 20 | Anzeige des Reiters "Dokumente" in der Gruppierungsverwaltung und Leserechte auf den Dokumenten. Nur lesender Zugriff möglich, die Dokumente werden vom System generiert. |
Das obige Recht erlaubt den lesenden Zugriff auf die komplette Dokumentenliste ohne weitere Prüfung von Rechten. Zum Download von bestimmten Dokumententypen (s.o.) ist es jedoch gegebenfalls erforderlich, dass der Benutzer über weitere Rechte verfügt, die spezifisch für den jeweiligen Dokumententyp sind.